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フリーアドレス制オフィスのメリットとデメリット。失敗しない導入方法解説

現在、様々な企業で「フリーアドレス」を導入することが増えてきました。自由な働き方を推進するのに大きな効果を発揮するフリーアドレスのオフィス。導入を検討している企業も多いでしょう。そこで、今回は、オフィスをフリーアドレス化することで、どんなメリットやデメリットがあるのか整理した上で、その活用法についてご紹介していきます。

現在、様々な企業で「フリーアドレス」を導入することが増えてきました。自由な働き方を推進するのに大きな効果を発揮するフリーアドレスのオフィス。導入を検討している企業も多いでしょう。そこで、今回は、オフィスをフリーアドレス化することで、どんなメリットやデメリットがあるのか整理した上で、その活用法についてご紹介していきます。

フリーアドレスとは

フリーアドレス(英語:free-address)オフィスとはそもそもどんなオフィスなのでしょうか。
フリーアドレスとは、一人ひとりの社員が個人専用のデスク(自席)を持たず、大きな部屋に大きなデスクが用意されており、そこで働く人が自由に働くデスクを選択できるオフィススタイルのことを言います。
今までの日本のオフィスは、自分のデスクが決まっていて、出勤したらその決められたデスクで業務を行っていました。ですが、フリーアドレスのオフィスの場合は、カフェスペースのように、自分の好きな場所を選択して仕事を行うことができます。

オフィスの環境としては、基本的にテーブルとイスのみが用意されており、フロアに導入されているWi-Fiを活用し、社員は個人専用に支給されたノートPC、電話、スマホなどを使って仕事を行っていくことが多いです。また、ロッカーが準備されており、出社時にそこからパソコンを取り出して仕事を開始します。

複数のオフィスを所有するモバイルワークを主体とした企業が多く取り入れているオフィススタイルで、場所に縛られない自由な働き方を実現できるワークスタイルとして注目を集めています。

フリーアドレスの歴史

フリーアドレス(ホットデスク)の歴史は、1990年アメリカで誕生しましたが、最近までは一般的ではありませんでした。
フリーアドレスはオフィスの運用コストを30%削減できるため、コスト削減でおすすめの選択肢です。従業員にも5点メリットがあります。

フリーアドレスのメリット

フリーアドレスになると、働く上で様々なメリットを享受することができます。大きくまとめると、5つのメリットが挙げられます。

◆省スペース化・コスト削減
社員一人ひとりに個人デスクを用意するのは、大きなコストに繋がります。机・ロッカーなどを含む一人当たりのスペース保有率が高くなり、その分多くのスペースや備品を確保しないといけません。たとえその社員が営業などで不在にしていても、その席の従業員の私物などがあるため他の従業員がその席で仕事をすることはできません。
その点、フリーアドレスでは一人ひとり決められた固定スペースが存在しないので、省スペース化・コスト削減に繋がっていきます。

◆コミュニケーションの活性化
毎日違う場所で仕事をすることで、周囲の環境も、接する相手も様々になります。
部署や役職といった垣根を越えてコミュニケーションが増加し、社内の交流が活性化する効果が期待できます。いつも同じ人と話していたのでは、新しい考えは生まれにくくなります。
色々な方との交流で、新しい考えや価値観に触れることで、より良いアイデアの創造に繋がり
従業員の成長につながるでしょう。
他部署などとのコミュニケーションが活性化することで、部署を横断したコラボレーションが活発化します。企業のもつリソースを最大限活用でき、仕事やサービスの幅が大きく広がっていくでしょう。異なるミッション・能力を持つ人材が交流することで生まれる新しいアイデアは、企業の大きな財産となっていくでしょう。

◆綺麗なオフィス環境の維持
自分のデスクを持つと、自分の持ち物がデスクに増え、整理整頓ができないというケースが起こりやすくなります。「どうせ自分のデスクだから」という思いもあって、掃除することも後回しにしがちです。一方フリーアドレスの場合は、個人の持ち物を置きっぱなしにすることはなく、共有のデスクという意識があるので、オフィスの環境美化が促進されます。綺麗に整頓された見栄えのいいオフィスで働くことで、仕事のモチベーションも上がることでしょう。

◆自由な行動スタイルの推進
今までは決められたオフィスに出社し、外回りのあと帰社するというスタイルが一般的でした。ですが、フリーアドレスの場合は、固定のオフィスに縛られる必要はありません。複数の拠点オフィス(支社、事業所、レンタルオフィスなど)を持っている企業であれば、外出した後、例えば、本社から営業先に行き、その後本社よりも近いサテライトオフィスで仕事をしてそのまま直帰するという働き方も可能になります。遠い場所に移動する時間を削減でき行動の積極性が増していく事が期待できます。

サテライトオフィスについてはこちらをご覧ください。
サテライトオフィスとは?

◆パフォーマンスと知識の循環を活性化させる
「部署間の壁を壊す」(break down the silos(格納庫))と言う英語があるくらい、海外でも他の部署間でのコミュニケーションをどうしたら活性化させられるかは課題になっています。
従来の座席の決まったオフィスでは、他の関連部署と連携を取らずに仕事が進んでしまう事があります。フリーデスクならば、話したい相手の隣の席で仕事をすることができ、意思決定を加速することができます。それによりパフォーマンスを上げることができ知識の循環を活性化することができます。

フリーアドレスのデメリット

もちろんフリーアドレスのオフィスは、いいことばかりではありません。大きくまとめると5つのデメリットが挙げられます。

◆集中力の低下
フリーアドレスを導入すると、職場がオープンな空間になります。自分の業務とは関係のない会話が繰り広げられたり、人の動きが活発化したりすることで、集中力を保つのが難しくなることも多いようです。人によっては、決められた場所じゃないと落ち着かず集中できないという人もいます。あまり関わったことのない他者が近くにいることや、常に環境が変化することにストレスを感じこともあります。

◆座席の固定化
せっかくフリーアドレスを導入したにも関わらず、座席が固定化してしまい、従来とほとんど変わらないという課題を抱えた企業も多いようです。あまり日々の行動に変化がない人や、同じメンバーで仕事をすることが多い人は、結局ずっと同じ席で、同じ仲間と働いてしまい、フリーアドレスのメリットを享受できないケースがあります。

◆チーム力の希薄化
フリーアドレスは、自由に働く場所を選べるので、集団意識が低くなり、組織力やチーム力が希薄になりがちです。部署内のチームワークは、ビジネスにとってはとても大きな力になります。個人主義が進行しすぎると、集団としての力が発揮しにくくなり、帰属意識の低下による離職を促進させたり、成長の妨げとなることもあります。

◆システム環境や労働環境の充実化
フリーアドレスを導入するにあたり、オフィス環境の整備やWi-Fi等のネットワーク設備の完備が必須となります。まだ整備されていない企業にとっては導入コストがかかります。また、生産性や効率を上げるためには、グループウェアやクラウド環境といった情報共有やコミュニケーションを図るためのシステムを導入する必要性が出てきます。それにともなう社内ルールの整備など、時間とコストが導入時にはかかることでしょう。

◆マネジメント機能の低下
働く場所が固定されていないので、上司と部下が顔を合わせる機会も必然的に少なくなります。マネジメント方法をしっかり定めておかないと、人材の成長スピードが遅くなり、業務のフォローやアドバイスも上手く機能しなくなります。
また、評価基準なども明確化しておかないと、社員の不満にもつながります。

失敗しないフリーアドレスオフィス導入方法

これまでフリーアドレス導入によるメリット・デメリットをそれぞれ確認してきました。それを踏まえて、オフィスづくりに失敗しないためのフリーアドレス導入の注意事項をご紹介していきます。

◆業務ルールの明確化
フリーアドレスを導入することで、働き方に大きな変化が生まれます。メリットもありますが、その分デメリットも生じるでしょう。デメリットの部分で、社員が混乱しないように、はじめにルールをしっかり決めておくことが大切です。情報共有のルールを決める。マネジメント方法を決める。など、業務が円滑に進むように、企業にあったルールを定めていきましょう。

◆帰属意識の確保
フリーアドレスによって、他部署とのコミュニケーションが活性化する一方、部署内のコミュニケーションが希薄になり、会社への帰属意識の低下が懸念されます。週に一度部署で集まる機会を設けたり、私物(バッグや荷物など)が収納できる個人ロッカーを用意したりして、会社や部署に所属しているという意識を高める工夫をしていきましょう。

◆事業に合わせた環境の整備
事業によってオフィスに整備する環境は異なります。アイデアを求められる業務であれば、集中できる個室を用意する。会議が必要な業務であればWEB会議ができる環境を用意する。など、それぞれの業務に合わせた環境や便利なグッズを用意することをおすすめします。
また、持ち運びのしやすいノートパソコンを利用している場合、パソコンは軽いぶん画面が小さくなってしまい作業がしにくくなります。
そのためHDMI接続ができる外付けモニターの導入をされていることをおすすめします。

◆ITテクノロジーの導入
フリーアドレスを導入するためには、適切なコミュニケーションツールやITインフラを導入する必要があります。どこにその従業員がいるかなど把握するために、Microsoft TeamsやSlack等のコミュニケーションツールが必要になります。
また、ペーパーレス化することにより従業員は手荷物を少なくすることができます。クラウド上にファイルを共有することができれば、資料として持ち運びをする必要もなくなりフリーアドレスが理由での資料の紛失もなくなります。

◆従業員のフリーアドレス内の移動を推奨
フリーアドレスの目的は、従業員が移動することでコミュニケーションの活性化やコスト削減ですが、ほとんどの社員は一日中同じ場所に陣取りをします。
そのためフリーアドレスの移動は活性化しません。

フリーアドレスのおすすめ便利グッズ

どんなにペーパーレス化をしたとしても、パソコン以外の荷物が出てしまう事があります。
ただ、フリーアドレス用のロッカーも整理整頓しておく必要がありますし、荷物を持って帰ることは重いし面倒なのでしたくありません。そこで、ロッカーに収納できるフリーアドレス用のおしゃれな便利グッズをご紹介します。

◆フリーアドレスにおすすめの便利バッグ

参照:コクヨバッグインバック

 

フリーアドレスで面倒なのが「会議などででてしまう書類。」これをカバンの中に入れてしまうのも忘れる原因になるため、ファイルを入れるようのバッグがおすすめです。
フリーアドレス用に作られているバッグも多くあり、バッグ内からすぐ出しやすく自立型の小さいバッグのため、中身が確認しやすく使いやすいことが特徴です。

◆フリーアドレスにおすすめの文具の収納グッズ

参照:クルーズデスクオーガナイザー

 

フリーアドレスでも「電卓が欲しくなったり、付箋が必要になったりすることがあります。ですが、筆箱のように入れたりしまったりするのは面倒。
そんな時に持ち運び用の文具収納ができれば便利なので文具収納として、フリーアドレス用のバッグの中にあると便利です。

まとめ

今回は、近年注目を集めるフリーアドレスオフィスについてご紹介してきました。フリーアドレスを導入することで、働きやすい環境が手に入ったり、ビジネス促進につながる一方、一定のデメリットも存在します。メリット・デメリットを把握した上で、上手くフリーアドレスを活用できるオフィスづくりを行っていきましょう。エキスパートオフィスでも、フリーアドレスに対応したオフィス活用を行っている企業が多数あります。ぜひエキスパートオフィスを上手く活用して、効果的なフリーアドレス導入を推進してみてください。

 

2020.03.13
オフィスノウハウ

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