個人情報保護方針

I. 基本方針

エキスパートオフィス株式会社は、高度情報通信社会における個人情報保護の重要性に鑑み、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」という。）その他関連法令等の内容を遵守するとともに、以下の方針に基づき個人情報の保護に努めます。

1. 個人情報の取扱いに関する規程等の策定と継続的な改善

当社は、役職員等に個人情報保護の重要性を認識させ、個人情報を適切に取り扱うために規程等（「本方針」、「個人情報取扱規程」およびその他の関連規程・マニュアルを含む。）を策定し、その内容を継続的に改善します。

2. 規程等に従った個人情報の適切な取扱い

当社は、「個人情報取扱規程」およびその他の関連規程・マニュアルに従い、各部門の業務内容および規模を考慮した管理体制を確立し、個人情報を適正に取得、利用、提供するとともに、ご本人からの個人情報の開示や訂正等の求めに対して適切な対応を行います。

3. 安全管理措置に関する事項

当社は、個人データについて、漏えい、滅失又は毀損の防止等、その管理のために必要かつ適切な安全管理措置を講じます。また、個人データを取り扱う従業者や委託先、再委託先等に対して、必要かつ適切な監督を行います。当社が実施する個人データの安全管理措置のうち、主な内容は以下のとおりです。

1. 基本方針の策定
   個人情報の適正な取扱いを確保し、質問および苦情処理の窓口をお知らせするため、本方針を策定すること。
2. 個人データの取扱いに係る規律の整備
   取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者およびその任務等について「個人情報取扱規程」を策定すること。
3. 組織的安全管理措置
   個人データの取扱いに関する情報管理統括責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者および当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、個人情報保護法や個人情報取扱規程に違反している事実または兆候を把握した場合の情報管理統括責任者への報告連絡体制を整備すること。
4. 人的安全管理措置
   ① 個人データの安全管理の推進向上のために従業員等に対する必要な教育・研修を行うこと。
   ② 個人データについての秘密保持に関する事項を就業規則に記載すること。
5. 物理的安全管理措置
   ① 個人情報データベース等を取り扱う重要な情報システムを管理する区域へ持ち込む機器の制限を施すとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施すること。
   ② 事務所内の移動を含め、個人データを取り扱う機器、電子媒体または書類等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を実施すること。
6. 技術的安全管理措置
   ① アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定すること。
   ② 個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入すること。

4. 個人情報の利用目的

当社は、「Ⅱ．個人情報の取扱いについて」に掲げる利用目的の達成に必要な範囲において個人情報を適切に利用いたします。

5. 委託の取扱い

当社は、利用目的の達成に必要な範囲において個人データの取扱いを第三者に委託することがあります。この場合、当社は、法令等に基づいて委託先に対する必要かつ適切な監督を行います。

6. お問合せ窓口

当社における個人情報の取扱いに関するお問合せにつきましては、「Ⅱ．個人情報の取扱いについて」に記載のお問合せ窓口において対応いたします。

7. 本方針の改定

当社は、法令等の要請や個人情報保護の一層の改善のため本方針の内容を予告なく改定する場合があります。最新の方針については、当社ウェブサイト内に掲載いたします。

II. 個人情報の取扱いについて

1. 個人情報の利用目的

当社は、以下に掲げるとおり、当社および東京建物グループの事業遂行に必要な範囲で当社が取得した個人情報を適切に利用いたします。なお、個人情報の取得に際して以下の内容とは異なる利用目的が当社からご本人に通知または明示された場合は、その利用目的が以下の内容に優先します。

1. 東京建物グループ事業
   1. 東京建物グループ事業とは、当社を含む東京建物グループ会社の各事業を包括したものであり、主な内容は以下のとおりです。
      1. 不動産（オフィスビル、分譲マンション、物流施設、育児・介護関連施設、観光・レジャー施設、商業・駐車場等の利便施設等）の売買、開発、賃貸・運営管理、仲介・コンサルティング、鑑定
      2. 建築工事・リフォーム工事の請負、コンサルティング
      3. 不動産小口化・不動産証券化商品の開発・販売、仲介・コンサルティング
      4. その他、東京建物グループ会社の事業目的の範囲に属する各事業
   2. 東京建物グループ会社とは、東京建物株式会社および同社の有価証券報告書に記載されている子会社および連結対象会社を指します。
2. 利用目的
   当社は、取得した個人情報を下記①～⑦に記載の利用目的のために利用し、また、これら利用目的の達成に必要な範囲内において第三者へ提供します。
   【東京建物グループ事業におけるもの】
   ① 顧客動向分析および商品開発等の調査分析
   ② 事業推進上必要な利害関係者の確定および事業推進に伴う各種案内（※）
   ③ 事業推進上の申込・契約等における本人確認および信用調査
   ④ 営業促進活動、申込・契約等の履行に伴う各種案内、顧客満足度等のアンケート調査の案内等（※）
   【当社事業におけるもの】
   ⑤ 会社情報の提供（※）、イベント・アンケート調査等の案内等（※）の広報活動
   ⑥ 当社来訪者の確認および来訪者への対応内容の記録
   ⑦ 当社役職員（役員、従業員、派遣社員、出向者等）の採用活動（選考および採用情報の提供（※））
   

※上記の各種案内・各種情報提供は、訪問、はがき・手紙等（ダイレクトメール）の送付、電話、電子メールの送信、広告配信事業者を利用した行動ターゲッティング広告の配信等の方法で行います。

2. 個人データの共同利用

当社あるいは東京建物グループ会社に属する各会社は、以下に基づき、個人データを共同利用いたします。

【共同利用に関する開示事項】

1. 共同利用する対象会社
   東京建物株式会社および同社の有価証券報告書に記載される子会社および連結対象会社
2. 共同利用する個人データの項目
   住所、氏名、連絡先（電話番号・メールアドレス等）、名刺情報、勤務先情報、不動産情報、応対内容、その他各社事業において必要な項目とします。
3. 共同利用する者の目的
   共同利用する対象会社において、上記II. 1. B. 記載の利用目的を達成するために必要な範囲において共同利用いたします。
4. 管理体制
   共同利用する個人データの管理について責任を有する者（以下「管理責任者」という。）は、当該個人データの原取得会社とします。なお、管理責任者の名称・住所・代表者の氏名は、以下のとおりです。

個人データの管理について責任を有する者 の名称	住所・代表者名
東京建物株式会社	住所：東京都中央区八重洲一丁目4番16号 東京建物八重洲ビル 代表者名：野村 均
東京建物不動産販売株式会社	ウェブサイト
東京不動産管理株式会社	ウェブサイト
東京ビルサービス株式会社	ウェブサイト
株式会社プライムプレイス	ウェブサイト
新宿センタービル管理株式会社	ウェブサイト
株式会社東京建物アメニティサポート	ウェブサイト
株式会社イー・ステート・オンライン	ウェブサイト
日本レンタル保証株式会社	ウェブサイト
日本パーキング株式会社	ウェブサイト
株式会社パーキングサポートセンター	ウェブサイト
東京建物リゾート株式会社	ウェブサイト
東京建物キッズ株式会社	ウェブサイト
西新サービス株式会社	ウェブサイト
東京建物スタッフィング株式会社	ウェブサイト
エキスパートオフィス株式会社	ウェブサイト

3. 個人データの第三者への提供

当社が取得した個人データは、利用目的の達成上必要であって、かつ以下の場合に第三者へ提供することがあります。なお、ご本人からの申し出があったときは第三者提供を停止いたしますが、下記「1」が適用される場合は、内容によってはご要望に応じられないことがあります。

第三者提供停止等のお申し出またはご質問等に関する弊社窓口につきましては、下記「4. お問合せ窓口」欄をご参照下さい。

1. あらかじめご本人の同意を得ている場合
2. 法令上、ご本人の同意なく第三者提供が可能な場合
   1. 法令に基づく場合、人の生命・財産の保護上必要がありご本人の同意を得ることが困難な場合、国または地方公共団体に対して協力する必要がありご本人の同意を得ることにより支障を及ぼすおそれがある場合等。
   2. 法令上、第三者への提供に該当しない場合
      1. 利用目的の達成に必要な範囲内で個人データの取扱いを委託した場合
      2. 事業の承継に伴って個人データを提供する場合
      3. 共同利用者（上記II. 2. ①）と個人データを共同利用する場合

4. お問合せ窓口

当社に提供された個人情報に関してのご質問や個人データの開示・訂正・利用停止等のご請求を頂く際は、以下のお問合せ窓口までご連絡下さい。なお、個人データの開示・訂正・利用停止等に関する所定の手続き（本人確認、必要書類、手数料等）は「III．個人情報の開示等に関する諸手続きについて」をご確認ください。

エキスパートオフィス株式会社 管理本部管理部 個人情報担当
電話番号：03-6260-0805

III. 個人情報の開示等に関する諸手続きについて

当社が保有する個人データについて、ご本人様が、利用目的の通知・開示（トレーサビリティ記録の開示も含みます。） ・訂正・追加・削除・利用停止・消去・第三者提供の停止等（以下「開示等請求」といいます。）のご請求を行う場合の手続きは、以下のとおりとします。

1. 手続きの流れ

1. 開示等請求の受付
   開示等請求については、上記「II. 4. お問合せ窓口」へご連絡ください。
2. 当社からの保有個人データ開示等申請書の送付
   当社より、ご本人様へ「保有個人データ開示等申請書」を郵送させていただきます。
3. ご本人様からの保有個人データ開示等申請書の提出
   ご本人様より、当社にて指定した本人確認書類の写しを同封のうえで、必要事項を記載した保有個人データ開示等申請書を当社が指定した住所に郵送していただきます。
4. 当社からのご回答
   保有個人データ開示等申請書にご記入いただきました住所宛に回答書面を郵送させていただきます。

2. 手数料

1. ご本人様からの請求が、個人データの利用目的の通知または個人データもしくは個人データのトレーサビリティ記録の開示である場合には、手数料として1回の請求ごとに1,000円を徴収させていただきます。ただし、郵送費が1,000円を超える場合には、郵送費全額を手数料の金額とさせていただきます。なお、手数料のお支払いがあるまで個人データの利用目的の通知または個人データもしくは個人データの【トレーサビリティ記録】の開示を行いません。
2. 手数料は、郵便定額小為替を郵送していただく方法でお支払いいただきます。