- 2020.06.15
- レンタルオフィス
シェアオフィスとは？用途や選び方、メリット・デメリットを解説
近年はビジネスとプライベートとを問わずシェアという概念が広く普及しました。シェアオフィスもそのひとつです。
シェアオフィスは、企業や個人が利用するためのオフィス空間や設備を、シェアするという発想の貸しオフィスのことです。
シェアリングエコノミー全盛の時代において、オフィスについても共有部分や備品をシェアする時代が始まりました。
さらに働き方改革や、新型コロナウイルスによるオフィス対策により、シェアオフィスの必要性と自社のニーズにあったシェアオフィスを選択する必要性がますます高まっています。
シェアオフィスのご利用を検討するのであれば特徴や使い方を把握しておく必要があるでしょう。
シェアオフィスは明確に分類できるわけではなく呼び名も曖昧です。
運営会社によって形態やサービスは複合的でさまざまなため、用途に合ったオフィスやプランを選ぶ必要があります。
シェアオフィスとは？ 類語も多いシェアオフィスの意味
シェアオフィスという言葉の意味
シェアオフィスは、「shared office（シェアードオフィス）」つまり共有する事務所という意味の日本語です。
シェアオフィスは、貸しオフィスのひとつの形態で、東京などの首都圏を中心に比較的認知が進んでいます。
シェアオフィスというと、空間を共有する小規模なオフィスをイメージする方が多いのではないでしょうか。
シェアオフィスの歴史的な推移
日本では貸しオフィスのことをレンタルオフィスというのが一般的です。
海外ではサービスオフィスという言葉が使われ、
日本でも運営会社によってはそのように表記します。
前述したとおりシェアリングエコノミー全盛の時代になったことで、
レンタルオフィスにもシェアリングの発想が強まり、
新しい呼び名としてシェアオフィスという言葉が使われています。
昨今はコワーキングスペースというオフィス形態も広く普及しました。
コワーキングスペースは、
「Co（共同で）Working（仕事をする）」という呼び名からも想像できるとおり、
オープンスペースを自由に利用するオフィス形態です。
コワーキングスペースに用意されているデスクは、
フリーアドレスや個別ブースなどがほとんどです。
近年のレンタルオフィスは、
広く普及したコワーキングスペースを取り入れることが多くなりました。
シェアオフィスという言葉を使うときは、
レンタルオフィスとコワーキングスペースをまとめて表現していることが多いはずです。
シェアオフィスと類似する用語との区別
シェアオフィスは運営業者によって形態やサービスはさまざまであり、呼び名は曖昧です。
類似用語と比較すると、一般的にレンタルオフィスは部屋単位で借りる契約形態です。
部屋単位で借りるレンタルオフィスであっても、テナント契約するよりも低いイニシャルコストで済みます。
コワーキングスペースでは、複数の企業や個人事業主などがオフィスを共有し、空いている席で自由に仕事をします。
コワーキングスペースの場合は協業に重点が置かれ、オフィス仕様であっても個別ブースがなく、カフェに近いこともあるでしょう。
シェアオフィスとコワーキングスペースの違いについてはコチラの記事でより詳しく解説しております。
シェアオフィスとコワーキングスペースの違いやそれぞれの特徴について
働き方改革や新型コロナウイルスによるオフィス対策と関連して高まるシェアオフィスのニーズ
シェアオフィスは働き方改革が叫ばれるなか、
自由な働き方を支えるリーズナブルな貸しオフィスとして重宝されています。
また、新型コロナウイルスによってテレワークの普及や、
サテライトオフィスの導入が急速に普及したことで、シェアオフィスのニーズが更に高まりました。
新型コロナウイルス等の感染症リスクへの備えという点では、
自社の従業員を一か所に集めず、サテライトオフィス等を利用することで、
集団感染リスクを抑えるという方策が考えられます。
注意点として、
不特定多数が出入りする時間課金制のものよりも、
専用室を備え、共用部の利用も会員とその来訪者に限られ、
その来訪者がトレースできるセキュリティのしっかりしたものを選ぶ必要があります。
テレワークは働き方改革実現の手段のひとつだが解決すべき課題も
政府はテレワークを働き方改革の強力なツールのひとつとしています。
一方で勤怠の管理が難しく、テレワーク導入にあたっては解決が必要となる課題もあります。
シェアオフィスはテレワーク推進の切り札となりえる
シェアオフィスには在宅勤務と異なり、入退室時間の把握および勤怠管理が可能という利点があります。
テレワーク推進の切り札としてシェアオフィスの需要が高まるでしょう。
なかでも東京ではシェアオフィスへのニーズが高まっています。
東京のシェアオフィス事情を詳しく知りたい方はコチラの記事をご覧ください。
シェアオフィスの用途は？ 利用者や使い方を紹介
一般オフィスと比較してシェアオフィスの利用者は、
個人事業主や新規事業スタートアップの会社の代表取締役、サテライトオフィス・営業所として利用する一般社員など多岐にわたり、
個人もしくは少人数での利用が多かったのですが、最近では、一般企業もシェアオフィスを利用するシーンが増えてきました。
また、デスクを共有するコワーキングスペースになると、利用者のほとんどは個人事業主やフリーランスです。
さまざまな立場のビジネスパーソンやフリーランスが、シェアオフィスをどのように使っているのか紹介します。
起業家の場合
・大規模なシェアオフィスをスタートアップの拠点として利用したいお客様
・利便性の高いオフィスを低コストで利用したいお客様
・高級感もありつつ機能性を重視したコストパフォーマンスを気にするお客様
・セキュリティの高いシェアオフィスを利用したいお客様
・シェアオフィスでの交流にメリットを感じるお客様
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個人事業主の場合
・高級感があり機能性の高い、静かで落ち着いたオフィス環境で仕事をしたいお客様
・コワーキングスペース利用を目的とし自分専用の席や個室がなくてもいいお客様
・SOHOのほか在宅で個人事業主や法人として開業し、バーチャルオフィスとして利用したいお客様
・顧客との打ち合わせにラウンジや共用の会議室などを利用し、受付によるしっかりとした来客対応が欲しいお客様
・異なる組織や異なる分野の人との交流や協業に関心のあるお客様
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サテライトオフィスとして利用の一般企業の社員の場合
・本社から離れた場所に設置するサテライトオフィスとして利用したいお客様
・移動時間の短縮、交通費などのコスト節減のためのサテライトオフィスとして利用したいお客様
・東京進出する際の営業所として利用したいお客様
・一定期間プロジェクトを推進するための小規模オフィスとして利用したいお客様
・外出したり打ち合わせしたりする時間の多いお客様
・テレワークを推進している企業のオフィスワーカーとして働いているお客様
コワーキングデスクを必要としないお客様にはこちらの施設もお勧めです。
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シェアオフィスのメリットとデメリット
シェアオフィスにはどのようなメリットがあるのか
・法人登記や住所利用などができる
法人登記、住所利用、郵便物転送などは、シェアオフィスを利用する企業家にとって重要なサービスです。詳細はコチラの記事で詳しく解説しております。
・シェアすることにより高機能オフィスをコストパフォーマンスの良い料金で契約できる
オフィス設備および会議室や受付窓口などのスペースを共有することで、コストパフォーマンスの良い施設を利用できます。
シェアオフィスを利用する大きな利点は、コストを抑えて高機能オフィスを利用できることです。
シェアオフィスなら、テナント入居が難しい高機能ビルであっても、設備を共有しながら必要なスペースを確保して仕事ができます。
・コストを掛けずに好立地なオフィスを拠点にして活動することが可能になる
入居費の高額な好立地のビルにて、月会費を払いながら事業活動が可能。
シェアオフィスを利用すれば、イニシャルコストだけでなくランニングコストも抑えて、好立地なビルに事務所を構えることができます。
・初期投資を抑えて事業を始めることができる
新規事業を始めたいスタートアップ企業にとって、オフィス設備への初期投資を抑えることは重要な課題です。
オフィスへの設備投資を抑えて開業資金を本来の事業活動に回すことは、その後の資金繰りにも影響します。
・顧客との面談の多い人材紹介会社はラウンジや会議室を利用できるというメリットがある
人材紹介会社のように面談機会が多い業種は、共有スペースで面談できるため、シェアオフィスを利用するメリットが大きくなります。
会社スタッフ用の個室のみを確保すれば、人材紹介を希望する取引先および派遣登録希望者との面談は、ラウンジや会議室を利用できるわけです。
・会議室やセミナールームのあるシェアオフィスなら施設を活用してBtoBの営業もできる
不定期にセミナーを開催するのであれば、シェアオフィスの会議室やセミナールームなども利用可能。
多くのシェアオフィスでは、会議室にWi-Fi、テレビモニター、ホワイトボードなどを準備しています。
シェアオフィスでは、共有の設備を使って会議だけでなく商談やプレゼンテーションができるのです。
・入退室管理が行き届き受付が常駐するシェアオフィスならセキュリティは厳重
自社以外の人間が出入りするシェアオフィスですが、高機能オフィスであればセキュリティ体制が厳重です。
高機能ビルには、警備員が24時間常駐し、エントランスのICカード式電気錠と各部屋の専用鍵が用意されます。
シェアオフィスに常駐する受付スタッフは、来客対応をするのと同時に人の出入りを把握します。
・ITや広告などの業種ではおしゃれなシェアオフィスのほうが人材確保で有利になる
都心の一等地にあるシェアオフィスの場合では、建物に見合ったオフィス空間が演出されています。
おしゃれなシェアオフィスだと、ベンチャー企業の人材確保という点でも有利になるでしょう。
・規模の大きいシェアオフィスの場合はデスクと座席が広々としており個室やブース席を選べる
施設がコワーキングスペースのみの場合、すべての席がフリーアドレスの長テーブルやカフェに近いテーブル席のことがあります。
大規模なシェアオフィスには、専有室とコワーキングスペースを用意することが可能です。コワーキングスペースに関しても、広々としたデスクやブース席が用意されています。お部屋以外でも気分転換にコワーキングスペースを利用することで、仕事の効率も上がるかもしれません。
・ブース席でも簡易的な壁で区切られていることが多く、ある程度のプライベートを確保できる
仕事への集中を重視する施設は席にゆとりをもたせたり、ブース席を設けたりする配慮をしています。
コワーキングスペースであっても、プライベートを確保しながら仕事に集中できるでしょう。
シェアオフィスにはどのようなデメリットがあるのか
・セキュリティの甘いシェアオフィスだと情報漏洩などが課題になる
シェアオフィスには、自社以外の人間がたくさん出入りします。
入退室管理などのセキュリティに課題があると、
企業家や士業の方は不安が多くなるでしょう。その場合はセキュリティの高さを売りにしているシェアオフィスを選ぶといいです。
・専有室がないコワーキングスペースでは機密情報の取り扱いに注意を要する
機密情報を取り扱うのであれば、個室のあるシェアオフィスを利用するべきでしょう。
海外から広まってきたコワーキングスペースは、個人事業主やフリーランスが交流や協業する場として利用されてきたこともあり、
コワーキングスペースの場合では、共同で仕事をするというニュアンスが強まります。
・オフィス環境によっては、他者の視線や雑音により集中できないことがある
コワーキングスペースは、交流することを重視している施設が多いのも特徴のひとつです。
目的に応じて施設を選びましょう。コワーキングスペースは、長デスクを共有したり、
カフェに近い雰囲気であったりします。
そのため、人の話し声や打ち合わせの声が聞こえてくることもあり、集中して仕事ができない場合もあるようです。
・小規模の施設では満席になることもありえる
小規模のシェアオフィスの場合では、個室や固定席を契約しなければ満席で利用できないことがあります。
そのため、契約する際には事前に内覧をして、混雑が予想されそうな人数利用が見えた場合は、
営業担当に満席の場合はどうするのかなど、事前にヒアリングしておくのも良いかもしれません。
・会議室などの共有設備の利用は空き状況に左右される
自社のオフィスでは、会議室予約をして利用する場合もあれば、
場合によっては口頭で場所を譲ってもらうこともできるかもしれません。
しかし、シェアオフィスの場合は完全予約制なので、必要なときに使用できるように、確実に予約をしておきましょう。
シェアオフィスの選び方
シェアオフィスには基本的な仕事に必要な環境が用意されていますが、
提供される機能やサービスのレベルはさまざまです。
以下のような観点で自社のニーズを整理把握し、必要な機能やサービスレベルが備わったシェアオフィスを選びましょう。
立地条件が良いと活動しやすいだけでなく取引先からも歓迎される
顧客が来社することの多い業種では、シェアオフィスに限らず事務所の立地条件も重要です。
主要な駅の近辺にあるシェアオフィスであれば、事業活動がしやすいのと同時に取引先からも歓迎されます。
取引先との面談には、ラウンジや会議室などを利用できます。
またシェアオフィスの会議室でセミナーを企画開催する場合でも、交通の便がよく大規模で目立つ建物なら集客もしやすいはずです。
土日祝日も24時間利用可能な施設だと急用があっても利用できる
シェアオフィスは、自社オフィスとして、いつでも利用できるのかが重要です。
自分の都合で時間を気にせずに仕事に集中できるのかは、
シェアオフィス選びの際に確認すべき重要ポイントです。
スタートアップ時に限らず、ビジネスにおいては、いつ何時急用ができるかわかりません。
料金設定や契約形態、施設設備の充実度
シェアオフィスは、従来のレンタルオフィスにシェアリングエコノミーやコワーキングスペースの要素を加えた貸しオフィスです。
運営会社によってプランはさまざまなため、料金設定や契約形態などをしっかりと確認しましょう。
また、シェアオフィスは、内装や設備などがすべて整った状態で利用できる貸しオフィスです。
そのため運営会社が用意したオフィス環境のため、施設ごとの設備や備品などの充実度が違っています。
シェアオフィスを選ぶ際は、コストパフォーマンスの高い料金と自分にあった設備の充実度を見極める必要があります。
規模の大きい施設であれば満席になることが少なくコミュニティーも大きい
シェアオフィスは、オフィスを共有するため、個室や固定席を契約していなければ満室になり利用できないことがあります。
個室契約していても、ラウンジや会議室などは共有です。
共有スペースにゆとりがなければ、満席になることがあるかもしれません。
フリーアドレス席のコワーキングスペースにおいては、席が空いていなければ仕事を始めることができないのです。
規模が大きく共有スペースにゆとりのある施設であれば、ラウンジや会議室を利用できないという心配は少なくなるでしょう。
また、シェアオフィスによっては、いろいろなイベントが用意されている場合もあります。
異業種交流会や、セミナーなど、ビジネスチャンスを拡大できるかもしれません。
大規模シェアオフィスでは、コミュニティーが大きくなるため、交流や協業に発展する機会が増えるかもしれません。
規模が大きければ大規模オフィス並みの設備を期待できる
大規模なビルのフロアを利用するシェアオフィスであれば、他の階の一般テナントと同じような設備を利用できます。
小規模なビル内のシェアオフィスでは期待できないような充実した設備を、リーズナブルに利用できることもシェアオフィスの魅力です。
必要とする設備や備品がそろっているか
快適なオフィス環境にするには、個室の空調設備を個別設定できるかということも重要なポイントです。
シェアオフィスでは空調設備も共有となり、一括管理している施設もあります。
男性と女性では体感温度の差があるように、人によって好みの室内温度は変わります。部屋の位置によっては、温風と冷風の届き方が変わることもあるでしょう。
それとシェアオフィスを利用する際は、仕事に必要な設備や備品の充実度は気になります。
インターネットや電話の回線、OA機器、ロッカーなど、そろえてほしい設備や備品の充実度も確認しましょう。
会議室があるか、施設の広さや部屋数、料金システムなどを確認
企業のオフィスとして利用する場合は、会議室を利用することがあるでしょう。
自社オフィスであれば、顔見知りのメンバー同士で会議室を変わってもらったり、場合によっては空けてもらったりすることもできるかもしれません。
しかし、シェアオフィスの場合は他社と共有するため、会議室は予約をして確保する必要があります。
会議室やセミナールームの利用機会があるなら、シェアオフィス選びの重要ポイントになるでしょう。
会議室やセミナールームの広さや部屋数、利用料金がいくらなのかも確認してください。
一般企業であっても会議室を頻繁に使用することは少なく、空いている時間は多くなるはずです。
使用時間の少ない会議室に広い面積を使うことは不動産活用という観点ではあまり有効ではありません。
シェアリングエコノミーを推進するうえでは、会議室を共有することはとても理にかなっているのです。
受付担当が常駐する施設なのか、来客対応や電話対応を依頼できるのか
シェアオフィスを企業の事業拠点として利用するのであれば、一般のオフィスと同じように来客が訪れることがあるでしょう。
起業家や一般企業にとっては、施設の受付スタッフがどのような来客対応をするのかは気になるところ。
大切な取引先が来訪する可能性があるのであれば、より丁寧な案内と取り次ぎが求められます。
シェアオフィスで来客対応や電話対応の代行が可能なのか、またどのような業務サポートをしているのかも確認すべきでしょう。
業務サポートが不要でも企業オフィスとして利用するのであれば、来客対応に関しては必要なサービスとなるでしょう。
専用電話番号や社名表示など、どのようなオプションサービスがあるのか
企業拠点としてシェアオフィスを利用する場合、対外的なオフィス環境をできるだけ整えたいとお考えになる方は多いはずです。
法人登記、住所利用、郵便物転送などのほか、社名表示ができるシェアオフィスもあります。
専用の電話番号とFAX番号を取得できるのかも確認すべきオプションサービスのひとつでしょう。
目的や用途にあったシェアオフィスを選ぶことが大事
シェアオフィスは、空間や設備をシェアする貸しオフィスですが、明確な基準はなく施設ごとの雰囲気は大きく異なります。
働き方改革が叫ばれるなか、自由に働ける場を提供するシェアオフィスは重宝されています。
また、新型コロナウイルスによるオフィス対策により、一般企業も今まで縁のなかったシェアオフィスを前向きに検討する動きが大きくなっています。
利用する際は、目的や用途に合った施設を選ぶことがポイントです。
エキスパートオフィスでは、多種多様な業種のビジネスパーソンやフリーランスなどが、
高機能なオフィスを用途に応じて使い分けることが可能です。
コワーキングスペースのみを運営する小規模の会社の場合、テーブルなどを多人数で共有したり、
カフェに近い施設だったりすることがあります。もちろん、そういったコワーキングスペースも、
カフェとは違い長時間仕事に利用できますし、交流の場になるといった魅力があるでしょう。
エキスパートオフィスは、高級感と機能性を持たせ、セキュリティ面なども重視した施設です。
静かで落ち着いた環境のシェアオフィスとしてご利用いただいております。
ビル入館時のカードキーや個室専用の鍵があり、受付スタッフが常駐するなど、
セキュリティとオフィス支援に尽力しております。そのようなシェアオフィスをお探しの、
個人事業主や起業家、企業の経営者や総務担当の方々、ぜひ一度お問い合わせください。
参考：
- コワーキング｜エキスパートオフィス
- FAQエキスパートオフィス
- おもてなし｜エキスパートオフィス
- オフィスの未来に関する調査｜一般社団法人不動産協会（PDF）
- 大西 紀男（2020年）『“シェアリング”のオフィス戦略』日本経済新聞出版社, 第2章“スモールオフィス”とは何か, 第3章知られざるスモールオフィス活用のメリット.
