エキスパートオフィス(EXPERT OFFICE)

フリーランス(個人事業主)にバーチャルオフィス・レンタルオフィスが最適な”5つ”の理由

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フリーランス(個人事業主)の方にとってオフィスを持つかどうかは重要な点です。実際に事務所を契約すると、大きなイニシャルコストが発生するため、開業届けを出した直後に借りるのは現実的に難しいことが多いです。その後もランニングコストが発生するため、事業の展望が不明瞭な場合は大きなリスクに繋がる恐れもあるでしょう。

そこで、利用を考えたいのがバーチャルオフィス。もし、開業直後のフリーランス(個人事業主)が事務所を持つならバーチャルオフィスという形態が一番適しています。まずはバーチャルオフィスで事業を進めていき、事業のフェーズに合わせてレンタルオフィスへ移行するという流れだと、コスト面でのリスクを最小限に抑えることができるでしょう。

そこで今回は、バーチャルオフィスとレンタルオフィスの違い。そして、なぜフリーランス(個人事業主)にバーチャルオフィスやレンタルオフィスが適しているのかについて詳しくご紹介していきます。

レンタルオフィスとバーチャルオフィスの違いは?

まずはレンタルオフィスとバーチャルオフィスの違いについてご紹介していきます。

レンタルオフィスは、事務所を実際に借りるサービスです。借りるオフィススペースによって毎月の維持費が発生しますが、貸事務所に比べると料金が安いためフリーランス(個人事業主)でも借りやすいのが特徴です。施錠可能な専用の個室スペースを確保できるのはもちろん、法人登記やラウンジ・会議室の利用、受付での郵便物の受取・来客対応など、オフィスによって様々なサービスを受けることができます。

一方、バーチャルオフィスは、その名の通り、事務所は借りずに住所や電話番号などを借りるサービスです。開業直後など経営が安定していない際には、バーチャルオフィスを借りるという選択肢が考えられます。バーチャルオフィスの場合、限られたサービスを受けることができるため、レンタルオフィスに比べて費用が安いのが魅力です。また、バーチャルオフィスもレンタルオフィス同様、確定申告の際に経費として全額計上することが可能です。

場合によっては、追加料金でレンタルオフィスとしてのサービスが使えることもあるので、フリーランス(個人事業主)の開業を強力に支援してくれます。レンタルオフィス、バーチャルオフィスのそれぞれのメリットを理解した上で、最適なオフィス利用を検討するようにしましょう。

フリーランス(個人事業主)にバーチャルオフィスが最適な5つの理由

それでは、なぜバーチャルオフィスが最適なのか?今回は、5つの理由をまとめてみたので確認していきましょう。

 一等地を住所として利用できる

バーチャルオフィスの最大のメリットが一等地を住所として利用できる点です。開業当初から一等地に住所を持つことによって取引先に好印象を与えることが可能です。さらに、自宅の住所を名刺やサイトなどに載せなくて済みます。そのため、プライバシーの観点からも安心して利用できます。

また、自宅を事業所にしている場合は引っ越しなどを行うごとに、住所を変更する必要が出てきます。一方、バーチャルオフィスを事業所にしておけば、引っ越した際に住所を変更する必要がないので楽に引っ越すことが可能です。

エキスパートオフィスでは、東京、渋谷、品川、新横浜などの一等地に住所を持てます。また、住所利用はもちろん法人登記もできるのでより取引先に信頼感を与えられます。さらに、法人登記の際に追加料金は発生しないので開業当初でも経済状況を圧迫しません。

 郵便物を届けてくれる

多くのバーチャルオフィスでは、郵便物を受け取ってくれることが多いです。バーチャルオフィスを提供している会社によって、自分で郵便物を受け取る場合や郵便物を指定住所に届けてくれる場合があります。郵便物を転送してくれるタイプのバーチャルオフィスなら、自宅に届くような感覚で郵便物を受け取れます。

エキスパートオフィスでも郵便転送を行っており、登録した住所(自宅など)に週一回郵便物を転送してくれます。わざわざオフィスまで出向く必要がないため、通常の郵便物を受け取る感覚に近いのが魅力的です。

 専用の電話番号を持つことができる

フリーランス(個人事業主)として開業した際に住所とともに必要になるのが電話番号です。事業用の電話番号を持っておけば、取引先から連絡が来た時にスムーズに対応できます。

バーチャルオフィスの中には専用電話番号を取得してくれる場合があるため、事業用の電話番号を開業時から持つことが可能です。

エキスパートオフィスでは、専用電話番号を取得することができ、電話転送を行ってくれます。基本的に「050」の専用電話番号を無料で取得できます。「03」や「045」は別途月額3,000円の費用が発生します。

他にも、月額1,000円で専用FAX番号も取得できるので、開業後スムーズに進められます。

 自分のオフィスのように会議室が使える

フリーランス(個人事業主)として独立した後に、打ち合わせや会議が必要な場面は多いです。バーチャルオフィスなら、まるで自分のオフィスのように会議室を利用できます。そのため、取引先に良い印象を与えることが可能です。

また、静かな環境で打ち合わせや会議ができるため、お店の予約や別途会議室を抑える必要がない点もメリットと言えます。

エキスパートオフィスでも会議室の貸し出しを行っています。例えばエキスパートオフィス品川の場合なら平日10時から18時までなら30分あたり2,000円で利用可能です。

 来客・電話秘書対応してくれる

バーチャルオフィスといっても、取引先からはそこが事務所だと思われてしまいます。万が一、取引先の人が事務所に訪問した場合でも、来客対応のあるバーチャルオフィスならしっかりと対応してくれます。

また、プロの秘書が電話対応してくれるオプションがあるバーチャルオフィスもあるので、安心して業務に集中できます。

エキスパートオフィスでは来客対応はもちろん、電話秘書対応も行ってくれます。月額13,000円でプロの秘書が対応してくれるため、取引先とのやり取りに漏れが出る心配はありません。

フリーランス(個人事業主)がレンタルオフィスを利用する5つのメリット

それでは、次にレンタルオフィスを利用する5つのメリットをまとめたので確認していきましょう。先述の通り、最初からレンタルオフィスを利用するケースと、まずバーチャルオフィスを契約後、事業のフェーズに合わせてレンタルオフィス契約を検討するケースが考えられます。どういったフリーランス(個人事業主)の方が、レンタルオフィスに向いているのか、レンタルオフィス切り替えのタイミングはいつが最適か、参考にしてみてください。

 専用個室が利用できる

レンタルオフィスとバーチャルオフィスの一番の違いは、専用の個室スペースを持っているかどうかです。業務の性質上、オフィススペースを必要とするならレンタルオフィスがオススメです。例えば、「自宅で作業スペースが確保できない」「家族などがいて自宅では集中できない」など自宅での作業が難しい方や、デザイナーやエンジニアなど集中力を必要とする方は、個室スペースが必要になってきます。他にもセキュリティ上の理由から個室スペースを必要とするケースも多くあります。

バーチャルオフィスからの移行に関しては、自宅での作業が難しいと感じてきたタイミングや、事業の進展によってさらに集中した作業スペースが欲しい時に、コスト面とのバランスを考えながら検討してみましょう。また、従業員が増えオフィススペースが必要になった場合も移行のタイミングとなるでしょう。

エキスパートオフィスでは、専用個室の利用が24時間365日自由にできます。家族に気を使うことなく、もっとフレキシブルに働きたい方にとって、様々な働き方を実現できます。セキュリティ対策も万全で、高い防音性も特徴のひとつです。

 アクセスの利便性が向上する

レンタルオフィスはビジネスの中心地に設置されることが多く、クライアント先への訪問や、クライアントの来客の際に便利な立地となっています。営業やコンサルタントなどクライアント先への移動が多い方にとっては、交通の便利なレンタルオフィスを拠点として利用すると、効率よくビジネスを進めることができます。クライアントをオフィスに招くことが多い方も、アクセスのいい立地のほうがクライアントに負担をかけずに済みます。そういった事業形態の方は、レンタルオフィスを契約をしたほうが、事業の成長スピードは早くなるでしょう。

バーチャルオフィスからの移行に関しては、クライアントとの関係性を考えた上でレンタルオフィスを契約するといいでしょう。クライアントへの訪問が増加してきたタイミングやクライアントとのミーティングを頻繁にオフィスで開きたい場合に、業務効率を考えた上で検討してみましょう。

エキスパートオフィスでは、先述の通り、東京、渋谷、品川、新横浜などのビジネスの中心地にオフィスを構えています。どの拠点も駅から近く、交通アクセスのいい立地条件です。クライアントとのコミュニケーション増加のために、レンタルオフィスを活用するのはいかがでしょうか。

 様々なサービスで事業をアシストしてくれる

バーチャルオフィスのメリットでも挙げたように、レンタルオフィスもまた様々な独自サービスが用意されており、事業運営をアシストしてくれます。バーチャルオフィスに比べてサービスの種類も豊富になることが多く、バーチャルオフィスでは有料だったサービスが、レンタルオフィス契約をすることで無料で利用できるケースも多くあります。フリーランス(個人事業主)は、一人で事業を行う関係で、常に多くのタスクを背負っています。電話対応や来客対応などの業務を外部に頼るだけでも、負担は大きく軽減されます。メインの業務に集中したい方にとっては、レンタルオフィスを契約することで、効率よく事業を進めていくことができるようになるでしょう。

バーチャルオフィスからの移行に関しては、一人で様々なタスクを処理するのが難しくなってきたタイミングで、どんなサービスを利用できるのか吟味した上で、レンタルオフィス利用を検討するといいでしょう。

エキスパートオフィスでは、2名の受付スタッフが常駐し、来客対応から日々のビジネスサポートまできめ細かい対応を行っています。また、不在時に届いたお荷物を一時お預かりするため、再配達の手間も省くことが可能です。必要に応じ秘書対応などの追加オプションもあるので、事業に応じたサービスをご活用ください。

 モチベーションが向上する

フリーランス(個人事業主)にとって一番の天敵は、モチベーションの維持です。事業を自分一人で対応するフリーランス(個人事業主)は、やればやるほど成果を出すことが出来ますが、その半面、作業効率が下がれば成果が出しにくい状況になります。そのため、モチベーションを維持するために作業環境が非常に重要になってきます。クオリティの高いオフィスにいるだけで仕事へのやる気は向上するものです。働く環境を重視するビジネスパーソンが増えてきた影響もあり、高クオリティな家具を用意するオフィスや、フリードリンク・バーカウンターなどがあるオフィスも増加しています。そういった働く環境を重視したい方にとっても、レンタルオフィスはオススメです。

バーチャルオフィスからの移行に関しては、自宅ではモチベーションの維持が難しくなった方や新しい環境を求めている方が移行のタイミングとなりそうです。短期でお試し利用できるレンタルオフィスもあるので検討してみるといいでしょう。

エキスパートオフィスでは、機能性を重視した高品質なデスク・チェアなどのオフィス家具を揃えてあります。共有部分も、「カッシーナ」や「フリッツ・ハンセン」の家具、「ルイス・ポールセン」の照明器具、特注仕様のドアノブなど、細部に至るまで完成度の高いインテリアを用意しています。また、コーヒー・紅茶・お茶などのフリードリンクも完備。働くことが楽しくなるような落ち着いた空間で、作業に集中できる環境です。

 ビジネス交流が盛んになる

レンタルオフィスを利用するメリットとして、他者との交流も挙げられます。フリーランス(個人事業主)の方は、一人で事業を行っていることもあり、人とのつながりや交流する機会が希薄になりがちです。他者と接することで気分転換になったり、新しいアイデアに繋がったりと、コミュニケーションをとることは、事業を行う上で非常に重要です。また、交流会を通して、自身のビジネスやアイデアを共有することでビジネスパートナーとなり、新たなビジネスに発展するケースもあります。業界を問わず人脈づくりを行いたい方にとってレンタルオフィスは、より良いビジネスコミュニティとして機能するでしょう。

バーチャルオフィスからの移行に関しては、新しい事業やアイデアを求めている時が、移行の良いタイミングとなるでしょう。事業が軌道に乗り、何か新しい風を取り入れたい時に、レンタルオフィスの利用を検討するのもいいでしょう。

エキスパートオフィスでは、定期的に入居者が自由に参加できる交流会やコミュニティイベントを開催しています。入居者同士のつながりをサポートし、人脈づくりやビジネスの活性化へとつなげています。

まとめ

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今回はフリーランス(個人事業主)にバーチャルオフィス・レンタルオフィスが最適な5つの理由・メリットをそれぞれご紹介してきました。開業直後は安定するまでバーチャルオフィスの利用をおすすめします。

その後、ある程度安定してきたらレンタルオフィスを借りると無理なく移行することが可能です。

エキスパートオフィスのようにレンタルオフィスとバーチャルオフィスの機能を持っている場合なら、スムーズに移行できるためぜひ契約を検討してみてください。

2017.08.21
コラム

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