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バーチャルオフィスとは?登記前に知っておきたいメリットとデメリットとその対策

バーチャルオフィスとは?

バーチャルオフィス(仮想オフィス、英語:Virtual Office)とは、実際にオフィスを借りずに、
事業者に対して法人登記をしたい住所や電話番号を貸し出すサービスです。

今までの一般オフィスやレンタルオフィスなどを所有や賃貸する必要が無く、
サービス・スペース・IT等のオプションサービスを利用することができます。

レンタルオフィスの運営企業がサービスの一つとして提供していることがほとんどで、
レンタルオフィスのオプションサービスは運営会社によって異なります。

バーチャルオフィスは、1960年代にサービスオフィス(レンタルオフィス)の一部として始まり、
テクノロジーとともに進化してきました。

このコンセプトは、個人事業主やフリーランスの起業家を含むあらゆる規模の企業に人気があります。

バーチャルオフィスの魅力の一つは、従業員やフリーランスがサテライトオフィスやSOHO、
自宅を仕事場にするなどモバイルデバイスを使用してオフィス以外でも作業ができる点です。

インターネットやSNSコミュニケーションツールの技術の発達により、
「テレワーク」がより身近になってきました。
その結果として、実体のあるオフィスを必要としない人も出てきたため、
バーチャルオフィスの重要性はIT業界を中心に増加傾向にあります。

バーチャルオフィスのサービス

バーチャルオフィスのサービスは、「住所のみ」だけではなく、実体のあるサービスとデジタルサービスに提供をしております。
一般的なバーチャルオフィスでは、以下のサービスを提供していることがほとんどですが、
オプションとして分けられている場合もありますので、バーチャルオフィスを選ぶ時に確認が必要です。

サービス内容

◆住所利用

住所を利用することができ登記も可能。
都会一等地の企業住所をオフィスを借りるよりも、リーズナブルな料金で住所を借りて登記することができます。

◆郵便転送

郵便物を代わりに受け取り登録住所へ転送します。運営企業によって登録住所への転送回数は違いがあります。
転送料金に関しても違いがあり、無料の場合や配送料の20%を手数料として支払う場合などあります。
また、本人書留はご本人様でないと受け取りができないため受付スタッフがいる場合は受け取り後、不在票があることをお客様にご連絡致します。

◆受付スタッフ対応

ご来客がありましたら受付スタッフが会議室やラウンジへの誘導など丁寧に対応します。

◆電話秘書代行

お客様のお電話の対応の仲介を致します。
受付がいる場合はスタッフが対応する企業がほとんどです。営業電話の拒否のお願いが可能な場合もあります。

◆会議室利用

オフィス内にある会議室を予約制で利用することができます。

◆ラウンジ利用

時間利用ができ、来客者を待つとしてもラウンジで作業ができますので、時間が有効活用できます。

◆Wi-Fi機能

顧客との面談時などで利用するために会議室とラウンジでWi-Fiの利用ができることが多いです。

◆プリンター(業務用複合機)の貸し出し

プリント一枚当たりの料金は運営企業によって様々です。

◆専用番号「「03・045・050」番号

専用電話番号、IP電話「050」番号が取得でき、電話転送が可能です。
転送方法についても自動転送や受付などの運営スタッフが秘書代行業務として対応する場合があります。

◆専用FAX

番号(IPFAX)が取得でき電話転送が可能。

バーチャルオフィスを利用するメリット

バーチャルオフィスは、実体のあるオフィスを必要としない人のためのサービスです。
仕事場所がきちんとあり、但しその住所を投棄場所としたくない方には、コストもリーズナブルな為、とてもメリットがあります。

費用削減!開業時の初期費用やランニングコストを抑えることができる

バーチャルオフィスを利用するメリットは、オフィスを借りるよりも費用を抑えられることです。
例えば、毎月15万円の一般の賃貸オフィスを借りる場合、保証金として賃料の8月~12か月分がかかります。

また、レンタルオフィスで1人用個室を借りる場合は毎月5万円~15万円の費用がかかります。
一方、バーチャルオフィスでは、住所のみを借りるため、他オフィスと比べてもちろん費用が安くなります。

信用度を上げる!都会の一等地の住所を名刺やホームページなどに記載できるため会社や個人のステータスが上がる

都会の一等地の住所を使うことで、個人や会社のステータスを上げることができます。
顧客にとって、名刺やホームページに記載されている住所は会社の信頼性をはかる一つの要素です。

設立したばかりの会社は、売上規模も小さく資金的に都会の一等地にオフィスを構えることは難しい場合が多いですが、
多くのバーチャルオフィスでは、都会の一等地の住所を借りることができます。

最近では住所を検索される方も多く、どのようなオフィスなのかを調べる方も多いため、
会社のホームページに記載する上でも、オフィスの場所やビルグレードも顧客の評価につながってきます。

自宅を登記住所にするリスク回避

特に女性は、仮にホームページや名刺に自宅を記載してしまうと、被害にあうリスクもあるかもしれません。
また、ECビジネスの場合等も、自宅の住所を記載することで、商品に対するクレームを直接受けてしまうリスクも考えられます。

バーチャルオフィスで登記していれば、自宅の住所を明かすことはないので、
顧客がダイレクトに自宅にはコンタクトできないメリットもあり、バーチャルオフィスを利用するケースは多いでしょう。

ベンチャー企業や中小企業がバーチャルオフィス契約をして、リモートワークにすることで得られるメリット

生産性向上と仕事の貢献度向上

スタンフォード大学の調査では、リモートワーカーの労働者は病気の日数が少なくオフィスベースの従業員よりも13%生産性が高いそうです。
社員の募集要項をより魅力的にすることができ、人材募集の地域を広げられるため希望の社員を入れやすくなる。

スタッフ募集要項でより興味を持たせることができるようになり、地域にとらわれず最適なスタッフを選べる。

コロナのパンデミックにより、多くの人が在宅勤務になったかと思います。
パンデミック以前の「リモートワーク求人」実態調査より、
働き方改革は多くの方がテレワークの職種に興味を持っております。

リモートワーク求人の実態調査

回答者:179名転職コンサルタント
調査:2019.12.26

【図1】どのような企業タイプでリモートワークが増えていると感じますか。(複数回答可)
出典:@press

業種ではITやコンサルティング企業など生産性を大切にする企業がリモートワークに力を入れています。
職種では事務所を必要としなくパソコンで資料を作成し顧客に提案する営業職やコンサルティング、
ウェブでのマーケティング・デザイナー・エンジニアなど、オフィスで仕事をする理由がないためリモートワークが可能になってきました。

また、ITやコンサルティング企業がベンチャーに多いため業種に依存している可能性がありますが、【図1】よりベンチャー企業がリモートワークの導入をしている企業が多いようです。

【図2】今後、リモートワーク可能な求人は増えると感じますか?

出典:@press


【図3】今後、リモートワーク可能な求人が「増える」「どちらかと言えば増える」と回答した方に伺います。そう感じる理由を教えてください。

出典:@press

【図3】より、21%の転職エージェントが「リモートワークにしないと応募者が減るから」と回答しております。
この結果より、業種によりリモートワークを導入しにくかったとしても、若手社員を採用が必要であれば今後リモートワークでの採用は必要になってくるでしょう。

完全リモート(フルリモート)での仕事は管理が難しくなるため、
一部リモート+シェアオフィスをサテライトオフィスとして利用することで求人を確保しつつも、管理もできるようにしてみてはいかがでしょうか。

 

バーチャルオフィスを利用するデメリットとその対策

バーチャルオフィスを選択することで、特定の事業をおこなえないことがありますので注意が必要です。

 

レンタルオフィスよりも法人口座開設の審査は厳しくなる

バーチャルオフィスが理由で審査は通らないことはありませんが、レンタルオフィスの場合は、どの部屋を借りているかフロアマップなどを銀行にお見せできるので実体があることを証明が可能です。しかし実際の住所をお伝えする必要がありますし、隠してしまうとその時点で審査の印象は悪くなってしまう可能性があります。

 

<対策方法>

下記URLのブログでも対策を書いた通り、事業計画表や等の準備をしていただく事で対処は可能です。

 ⇒バーチャルオフィスで銀行口座の開設できる?登記する前の注意点とデメリット

 

顧客が直接登記住所に訪問されることもある

前文のメリットでも記載しましたが、突然お客様がホームページなどから住所をご覧になって、直接その住所にいらっしゃることもあります。

お客様でバーチャルオフィスであることを伝えるべきか等は、お客様自身になってきますが、事務所があることを伝えておいてオフィスが無い場合、顧客の信頼は無くなってしまいますのでご注意ください。

 

<対策方法>

受付のあるレンタルオフィス運営会社でバーチャルオフィスをご契約されると、直接お客様が来客された場合に、外出中又は終日外出しているとお伝えし、伝言をお預かりして、一旦はお帰り頂くといった対応を受付スタッフが行ってくれる方法がございます。

また、「03」等の固定電話を持っておくことで、仮に電話をしてもそこに固定電話のあるオフィスがあると安心してもらえる場合があります。

バーチャルオフィスでは事業の許認可が取得できない業種がある

バーチャルオフィスを営業所にすることで、許認可を取得できないことがあります。

許認可とは、特定の事業をおこなうために必要な行政機関から得る許可や認可などのことです。

例えば、インターネットで中古品の売買をおこなう事業だとすると、古物商許可の申請を公安委員会に申請して許可を取得しなければなりません。

しかし許可を得るには、営業所としての実態や物品を保管するスペースを求められるため、実際にオフィスのないバーチャルオフィスでは許可を得ることができません。

<対策方法>
バーチャルオフィスを利用するかは、事業で許認可が必要かどうか、その許認可はバーチャルオフィスでも問題ないかは事前に確認しておきましょう。

 

個人事業主やフリーランスにおすすめのバーチャルオフィスの選び方

メリットでお伝えした通り、費用を抑えられることはどのバーチャルオフィスでも同じですが、個人事業主としてのブランド価値を上げられるかもバーチャルオフィスによって変わってきます。またサービスが少なくなればコストも抑えられます。

ただ、コストを抑えることも重要ですが、事業を継続して利益を出すことがゴールであるため、サービスの内容もチェックをする必要があります。

受付の有無

受付があることでお客様への対応や電話応対・来客者への対応などをしてもらえます。

受付スタッフや豪華なエントランスがあることで営業契約率が上がったお客様もいらっしゃるため、来客型営業をするお客様は受付のあるレンタルオフィスをオススメします。

来客を必要としない業種や職種であれば受付は必要ないかもしれません。

電話代行サービス

営業電話がかかってくる事業者様にはスクリーニングとしておすすめ致します。

忙しい中、電話を掛けられて作業を中断されることで業務効率が下がることもあります。

そのため、集中して仕事をしたい人には電話代行サービスのあるバーチャルオフィスをオススメします。

 

会議室やラウンジの高級感

来客型の営業をしている方で、受付スタッフがラウンジにお客様を通したときに、高級感があるとお客様の印象も変わります。士業やコンサルティング業の方は特に、お客様がご来社頂いた際のイメージをよくする必要があるかと思います。その為にも、簡易的な家具(パイプ椅子など)の会議室よりも、グレードの高い家具の設置がある会議室を備えたバーチャルオフィスの契約をお勧めいたします。

また、来客対応もとても大切なことではありますが、ビジネスの向上にはご自身が、効率よく働く環境も大切です。高級感のある、大型のラウンジを備えるレンタルオフィスのバーチャルオフィスなら、そのラウンジの時間貸しを行っている場合もありますので、数時間ゆったりとしたラウンジで、仕事の時間を過ごすことも大切なことかもしれません。

まとめ

レンタルオフィスにおける高級感の重要性は、コンサルティング事業をされているプロデュースジャパン株式会社 前田 直嗣様のインタビューでご紹介されています。

インタビュー記事はこちら

また、私たちエキスパートオフィスは、

東京駅(日本橋)、渋谷、麹町、品川・新橋・新横浜にレンタルオフィスがございます。
お好きな場所で登記をすることが可能です。

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2020.04.17
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