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後悔しない!自分に合ったバーチャルオフィスの選び方を紹介!

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起業家やフリーランスの心強い味方になってくれるバーチャルオフィス。通常の貸事務所やレンタルオフィスと違って、個室やスペースを持たないため、なんとなく選んだしまったという方も多いと思います。

実際に、契約してみると求めていたサービスがなかったり、見積もりと料金がそぐわなかったりと後悔した経験がある方も多いでしょう。

今回は、自分に合ったバーチャルオフィスの選び方を紹介。これから選ぶ方も、すでに選んでしまった方も後悔しない選び方を知って快適なバーチャルオフィスを契約してください。

バーチャルオフィス選びは失敗しやすいって本当?

バーチャルオフィスは、貸事務所やレンタルオフィスに比べて月額料金が安いです。ビジネスに必要なものが最低限揃っているサービスなため、誰でも気軽に契約できます。

しかし、月額料金の安さや契約の気軽さだけで契約して後悔したという経験がある方は多いです。バーチャルオフィスは提供している業者によって料金やサービスが異なります。なんとなくで選んでいると自分に合ったバーチャルオフィスを見つけることはできません。

バーチャルオフィス選びの失敗談として多いのが料金のことです。月額料金が安くて契約したのに、ほとんどのオプションが有料で追加というプランだった例や、思っていたバーチャルオフィスと違ったので解約したら解約料金が発生したなど、良く確認せずに契約した場合にトラブルが多い印象です。

後悔しないバーチャルオフィスを選ぶためにも、選び方のコツを把握して自分にあったオフィスを選ぶようにしましょう。

自分に合ったバーチャルオフィスを選ぶコツとは?

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さっそく、自分に合ったバーチャルオフィスを選ぶコツを紹介していきます。バーチャルオフィス探しを始める前にコツを知ってから選ぶことで、後悔しないバーチャルオフィスを見つけることが可能です。

 オフィスサービスの内容をよく確認する

バーチャルオフィスを契約する上でオフィスサービスの内容は重要です。オフィスサービスは運営している会社によって異なるため、基本的なサービス以外は良く確認する必要があります。

まず、自分が利用したいオフィスサービスを書き出しましょう。さらに、オフィスサービスの内容に求めてることを記入しておくと便利です。例えば、秘書サービスを書き出したとして、日本語だけでなく外国語の対応もしてほしいといった場合は補足として書いてください。

そして、求めているサービスを書き出したら、サービスに優先順位をつけて自分にとって重要なサービスを明確にしてください。

その後、料金のことは考えずに、求めているオフィスサービスがある会社をピックアップ。あとは、サービスと補足を参考に一番理想に近い会社を見つけてください。優先順位を定めておけば、低い順位のサービスは省いて考えることができます。

料金とサービスの妥協点を探りながら選ぶことで、必ず理想のバーチャルオフィスを見つけることが可能です。

 どこにコストがかかるのか詳細な見積もりを出す

オフィスサービスの書き出しと同時に行っておきたいのがコストの把握です。サービスを書き出すことによって不要なサービスが含まれているバーチャルオフィスのプランを除外できます。

ほとんどのバーチャルオフィスのサイトではオフィスサービスのコストが明記されています。ここで気をつけたいのがサービス以外のコストについてです。

例えば、初期費用、更新費、解約金あたりは注意が必要です。少しでも月額料金を安く見せるためにこうした料金を目立たない場所に書いてある会社は意外にも多いです。

必ず、公式サイト上をくまなく見て料金を確認するか、実際に問い合わせて月額料金以外のコストを確認して見積もりを出しましょう。

 バーチャルオフィスがどのような場所か訪問してみる

バーチャルオフィスといっても、同時にレンタルオフィスを経営している会社が多いです。住所の場所には建物があるため、場合のよっては取引先の人が会社を訪問してくる可能性があります。

この際に、オフィスの外観が悪かったり、受付の対応が雑だったりすると悪い印象を与えてしまいます。そのため、実際に自分でもバーチャルオフィスに訪れておくことをおすすめします。

レンタルオフィスを同時に運営しているところでは内覧ができるため、必ず自分でも確認しておきましょう。同時に会議室などを利用したいと考えているなら、会議室の確認も行ってください。

また、バーチャルオフィスの中には、外観や受付の対応がいいのに会議室の作りが悪いといった例があります。例えば、壁が薄く外の音が入ってきたり、備品が老朽化してたりと確認しなければ分からないことも多いです。

こういったトラブルを未然に防ぐためにも、バーチャルオフィスを契約する前に一度内覧をしてみて、これらの点を確認してから契約するようにしましょう。

まとめ

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自分に合ったバーチャルオフィスの選び方を紹介しました。貸事務所やレンタルオフィスより月額料金が安いからといってなんとなく選ぶことだけは避けましょう。

本記事で紹介したコツを参考にして選べば後悔することなく、自分に合ったバーチャルオフィスを見つけることが可能です。

初めて契約する方も、すでに契約して後悔している方も本記事を参考にして理想のバーチャルオフィスを見つけてください。

2017.08.23
コラム

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