仕事の生産性を上げる！効果的な会議の仕方

ビジネスの生産性向上の際に頻繁に取り上げられる「会議の仕方」。日本人の生涯における会議時間は平均して約3万時間と言われています。1日10時間活動すると計算してみると約8年分に相当する時間です。その膨大な時間をどう効率化するか、有意義な時間とするか、その対策が企業には求められています。そこで今回は、効果的な会議の仕方についてご紹介していきます。

資料を持たない

会議の時間は、何も会議中だけを指すわけではありません。会議を行うためのスケジュール調整、会議のための資料作成など、本番の会議よりも準備に時間や労力を使っているケースも珍しくありません。限られた時間を会議や会議の準備に費やすのは大きな無駄になります。そこで日本を代表する企業TOYOTAの役員会議では「資料を持ち込まない」という鉄則を掲げています。資料をただ読む会議なら会議自体必要ありません。必要な情報は先に共有・インプットし、議論だけを行うことで、会議の内容は非常に濃くなります。また、資料がないことで、話すことに集中できるのも利点と言えるでしょう。

少人数で行う

議論を活発化するには、少人数で会議を行うほうが、有意義な討論を行うことができます。会議の参加人数が増えるにつれ、様々な意見が錯綜してしまい、結論をまとめにくくなります。確かに多種多様な意見は重要ですが、意志決定の場では多様すぎる意見は、会議の純度を濁らせてしまいます。もし意見を聞きたいなら、事前に多様な意見を集めた上で、少人数でその意見について検討するほうが効果的です。また、人数が少ないほうが積極的に発言をしやすくなります。本音で語り合うことができるので、会議参加者の納得度も高いものになるでしょう。

データをもとに話す

結果が分からない議題について長々と議論し、結果何も決まらないなんて経験はありませんか。それは、データをもとに話をしていないから生まれる事象です。きちんとしたデータを根拠として議論を重ねていけば、方向性が大きくブレることはありません。逆に、データがない状態で、各々が推測で話を進めていくと、終着点のないバラバラの会議になりやすくなります。まずは根拠となるデータを用意し、そのデータに基づいて議論を進めていくようにするといいでしょう。また、データに基づいて話を進めることで、「上司を立てる」「役職が上位の人の意見が通る」なんてことは起こりにくくなります。会議参加者の意見がフラットに語られる会議にするためにも、データはとても重要な要素です。

まとめ

今回は生産性を向上させるための効果的な会議の仕方についてご紹介してきました。いつも行っている会議にも、すぐに反映できる方法だと思うので、ぜひ実践してみてください。意味のない会議に時間を費やすのは、大きな損失になります。密度の濃い有意義な時間を過ごせるように、会議のやり方を見直してみてはいかがでしょうか。