探すことを辞めよう。探す時間の短縮で効率アップ

働き方改革や残業時間の減少などが叫ばれるようになった昨今。業務の効率化は企業にとっても重要な課題のひとつになっています。業務の効率化のため、AIや業務システムが導入され、フレキシブルな働き方を可能にする様々な制度が生まれています。そんな大きな変革を行う中で、個人個人の些細な業務効率化を見逃してはいませんか。例えば、資料や道具を探す時間。一人ひとりの「ものを探す時間」を削減するだけで、全体として大きな時間とコストの削減につながると言われています。そこで今回は「探す時間の短縮」で業務効率を改善する方法をご紹介します。

探す時間は大きなコストになる

出かける直前になって必要なものが見つからない。会議の前になって資料を探している。そんな経験はありませんか。他にも資料をつくる際に、どこに必要なデータがあるのか分からず探したり、以前作成したプレゼン資料をなくして再度作り直すなんてこともあるでしょう。このようにビジネスの場面では「探す時間」というのが頻繁に発生します。あるデータによると、平均的なビジネスマンで、ものを探す時間に1年で約150時間を費やしているそうです。1日8時間労働として約19日間のビジネスタイムを、ものを探す時間のみに当てている計算です。これが全社員分となれば、かなり大きな時間とコストの無駄になります。ものを探す時間の削減がいかに大切なことか分かっていただけたでしょう。

探す時間を省くには整理整頓から

探す時間を省くためには、何といってもデータを整理整頓することに尽きます。目に見えるデスク周りをきちんと整理し、必要なものをすぐに取り出せるようにするだけで大きな業務改善が図れます。また、パソコン内のデータ整理もかなり重要です。しっかりフォルダ分けをし、すぐにデータを引き出せるようにすれば、資料作りも捗ることでしょう。近年ではデータをクラウドで共有することもできるので、スマートフォンやタブレットと同期しながらデータを管理するとさらに効率は増していきます。整理を行う上で大切なのは、整理整頓の土台をなるべく早く作ること。一度つくってしまえば、あとはその通りにデータを保存するだけなので、楽に業務を効率化することができます。面倒だからといってそのまま放置していると、どんどんデータは貯まっていき、整理するのが大変になるので早めに着手することをおすすめします。

整理整頓のコツ

それでは整理整頓のコツについてご紹介します。まず重要なのが「整理するもの自体を少なくする」ことです。なんでもかんでもデータを保存しておくと莫大な量になっていくので整理も大変になります。書類であればデータ化する。社内で共有化されているものは保存しない。など、とにかくデータの量を制限するように心がけましょう。特に書類や名刺などの紙類は、なくす危険性が高く、場所も取るので、どんどんデータ化していきましょう。次に大切なのは「基準を設ける」ことです。書類は1年間保管したら捨てる。データは1年間保存したら別の保存用ハードディスクにデータを移動する。など、必要度・重要度に応じてデータを整理することで、必要なデータにアクセスしやすくなります。ルールを決めることで、継続的に整理整頓をすることができるようになるはずです。

まとめ

今回は整理整頓によってものを探す時間を削減することの大切さについて紹介してきました。小さなことですが、積み重なれは、大きな時間とコストの削減につながります。残業が多い方や、デスクでの仕事量が多い方は、もしかすると「データ整理」に問題があるのかもしれません。しっかり身の回りを整頓して、データ整理のルールをつくっていくことで、快適な作業空間をつくっていきましょう。