バーチャルオフィスのメリット・デメリットとは？登記は可能？疑問に回答！

バーチャルオフィスとは、実際のオフィスを持たずに登記住所や電話番号を利用できるため、コスト削減や信用度の向上など非常に魅力的なサービスですが、利用においては注意点もあります。首都圏・愛知・大阪で高級感のあるバーチャルオフィスを展開するエキスパートオフィスが、メリットやデメリット、登記・起業は可能？などのよくある質問に答えます。

バーチャルオフィスとは?

バーチャルオフィス(仮想オフィス、英語：Virtual Office)とは、実際にオフィスを借りずに、事業者に対して法人登記をしたい住所や電話番号を貸し出すサービスです。

バーチャルオフィスは、1960年代にサービスオフィス（レンタルオフィス）の一部として始まり、テクノロジーとともに進化してきました。

今までの一般オフィスやレンタルオフィスなどを所有や賃貸する必要が無く、サービス・スペース・IT等のオプションサービスを利用することができます。

このコンセプトは、個人事業主やフリーランスの起業家を含むあらゆる規模の企業に人気があります。

バーチャルオフィスのサービス

バーチャルオフィスのサービスは、住所だけでなく、実体のあるサービスとデジタルサービスも提供しています。

一般的なバーチャルオフィスが提供するサービスは以下の通りですが、オプションとして分けられている場合もあります。バーチャルオフィスを選ぶ際には、これらの点を確認することが必要です。

住所利用： 住所を利用することができ登記も可能。都会一等地の企業住所をオフィスを借りるよりも、リーズナブルな料金で住所を借りて登記することができます。
郵便転送： 郵便物を代わりに受け取り登録住所へ転送します。運営企業によって登録住所への転送回数は違いがあります。転送料金に関しても違いがあり、無料の場合や配送料の20%を手数料として支払う場合などあります。また、本人書留はご本人様でないと受け取りができないため受付スタッフがいる場合は受け取り後、不在票があることをお客様にご連絡致します。
受付スタッフ対応 ：ご来客がありましたら受付スタッフが会議室やラウンジへの誘導など丁寧に対応します。
電話秘書代行 ：お客様のお電話の対応の仲介を致します。受付がいる場合はスタッフが対応する企業がほとんどです。営業電話の拒否のお願いが可能な場合もあります。
会議室利用： オフィス内にある会議室を予約制で利用することができます。
ラウンジ利用 ：時間利用ができ、来客者を待つとしてもラウンジで作業ができますので、時間が有効活用できます。
Wi-Fi機能 ：顧客との面談時などで利用するために会議室とラウンジでWi-Fiの利用ができることが多いです。
プリンター（業務用複合機）の貸し出し ：プリント一枚当たりの料金は運営企業によって様々です。
専用番号「「03・045・050」番号： 専用電話番号、IP電話「050」番号が取得でき、電話転送が可能です。転送方法についても自動転送や受付などの運営スタッフが秘書代行業務として対応する場合があります。
専用FAX ：番号(IPFAX)が取得でき電話転送が可能。

バーチャルオフィスを利用するメリット

バーチャルオフィスを利用することには多くのメリットがあります。その主なメリットを紹介します。これらのメリットにより、特に新たにビジネスを始める起業家やフリーランサーにとって、バーチャルオフィスは魅力的な選択肢となります。

メリット① コストの削減

バーチャルオフィスを利用するメリットは、オフィスを借りるよりも費用を抑えられることです。

例えば、毎月15万円の一般の賃貸オフィスを借りる場合、保証金として賃料の8月～12か月分がかかります。

また、レンタルオフィスで1人用個室を借りる場合は毎月5万円～15万円の費用がかかります。

一方、バーチャルオフィスでは、住所のみを借りるため、他オフィスと比べてもちろん費用が安くなります。

メリット② ビジネスの信用度向上

都会の一等地の住所を使うことで、個人や会社のステータスを上げることができます。

顧客にとって、名刺やホームページに記載されている住所は会社の信頼性をはかる一つの要素です。

設立したばかりの会社は、売上規模も小さく資金的に都会の一等地にオフィスを構えることは難しい場合が多いですが、

多くのバーチャルオフィスでは、都会の一等地の住所を借りることができます。

最近では住所を検索される方も多く、どのようなオフィスなのかを調べる方も多いため、

会社のホームページに記載する上でも、オフィスの場所やビルグレードも顧客の評価につながってきます。

メリット③自宅を登記住所にするリスクを回避

特に女性は、仮にホームページや名刺に自宅を記載してしまうと、被害にあうリスクもあるかもしれません。

また、ECビジネスの場合等も、自宅の住所を記載することで、商品に対するクレームを直接受けてしまうリスクも考えられます。

バーチャルオフィスで登記していれば、自宅の住所を明かすことはないので、

顧客がダイレクトに自宅にはコンタクトできないメリットもあり、バーチャルオフィスを利用するケースは多いでしょう。

バーチャルオフィスを利用するデメリット

デメリット①実体のないオフィス

バーチャルオフィスの一つの欠点は、実際に働くための場所を提供していないということです。

単に事業の登録のための住所を借りるだけで、実際の作業スペースは提供されません。

そのため、実務を行うための場所が必要な場合、別のサービスを利用するか、自分で対策を講じる必要があります。

デメリット②住所を他社と共有している

同じバーチャルオフィスの住所を利用している他の会社と、住所が重複してしまうという問題もあります。

これは、顧客やクライアントに混乱を与える可能性があります。

逆に、他の会社の評判が自社に影響を与える可能性もあるでしょう。

デメリット③業種によりバーチャルオフィスの住所が利用ができない

営業所としてバーチャルオフィスを使用すると許認可が取得できない場合があります。

これは、行政機関からの許可が必要な事業に関連しています。例えば、古物商許可のような許認可は、実際の営業所や保管スペースが必要で、バーチャルオフィスでは取得できません。事業開始前に、許認可が必要かどうか、バーチャルオフィスでも許認可が取得できるかを確認しましょう。

バーチャルオフィスに関するよくある質問

バーチャルオフィスでの登記（開業）は可能なのでしょうか？

バーチャルオフィスを活用しての登記は、法律上の問題は一切ありません。法人登記の住所として利用する場合も、一部のサービスでは月々数千円から利用が可能となっており、コストパフォーマンスの観点からも選択肢の一つと言えます。

バーチャルオフィスで登記（開業）する際の注意点とは？

士業（税理士・弁護士・司法書士など）や建設業、不動産業などバーチャルオフィスでの登記ができない業種があるので注意が必要です。また、実態のない事業所のため、法人口座の開設が困難になる可能性があります。特に、オンライン銀行の審査基準が厳しく、固定電話の有無も影響します。しかし、業務内容を銀行に理解してもらえば、開設は可能です。

バーチャルオフィスで銀行口座の開設するときの注意点　も参考にしてください。

バーチャルオフィスとレンタルオフィスの違いは？

バーチャルオフィスとレンタルオフィス、その主要な違いは物理的なオフィススペースの提供の有無となります。バーチャルオフィスは、主に企業の登記住所として利用され、電話対応や郵便転送などの秘書サービスを提供しますが、具体的なオフィススペースは提供されません。一方で、レンタルオフィスは物理的なオフィススペースを提供し、一等地に事業所を設けることができます。そして、レンタルオフィスは一般的に金融機関からの信用が得やすいため、創業融資を受ける際に有利となることが多いです。

詳しくは、バーチャルオフィスとレンタルオフィスの違い　で解説しています。

自分に合ったバーチャルオフィスの選び方は？

自分に合ったバーチャルオフィスの選び方はまず、自分が利用したいオフィスサービスを書き出し、それらの優先順位をつけます。次に、料金のことは考えずに、求めているサービスがある会社をピックアップします。そして、料金とサービスの妥協点を探りながら選びます。また、オフィスの外観や受付の対応も重要なので、実際に訪問して確認することが大切です。

バーチャルオフィスの選び方のコツを紹介していますので、参考にしてください。