仕事を効率化させる4つの思考法

IT技術の進化などによりスピード化が進むビジネスの世界。それに比例するかのように、以前よりも時間に追われ、忙しくなったと感じている人が多いようです。とはいっても、いきなり「ゼロベース」から効率化を実施するのは、簡単なことではありません。効率化を考えたいけれど、日々の業務に忙殺されてしまい、考える暇もない。そんな方もたくさんいると思います。

そこで今回は、日頃から効率化を意識できるような「仕事効率化」に必要な思考法を4つご紹介していきます。

効率化とは？

「効率化」とは、いったい何でしょう。「仕事スピードを向上させる」「業務を簡略化する」そういったことで「効率化」は推進できるとみなさん考えがちです。しかし、「効率化」は、単純に量や速さだけで実現できる訳ではありません。

「効率化」とは、「個人の能力に依存しない仕組みづくり」をすることが一番大切なことです。あなた(個人)が無理をしてスピードを上げたり、マルチタスクに働くことで解決するのではなく、「あなたがやらなくても大丈夫」という仕組みをつくることこそが、本当の「効率化」に繋がっていきます。このことを意識するだけで、「仕事効率化」を実施するときの思考や行動がまったく違ったものになってきます。

仕事効率化の4つの思考法

 考える時間を減らす

毎日行う業務に関して、できる限り「思考を巡らさない」ことが大切です。時間は有限です。人が一日に考えられるものごとには限度があります。大切なのは、自分の中で「優先順位」を決めること。本当に必要なことに考える時間を割き、そうする必要のないことには極力頭を使わないようにする仕組みをつくっていきます。

「メールの文面」や「問い合わせ対応」など、できる限り「フォーマット」「テンプレート」「マニュアル」にできるものは、どんどんしていきましょう。思考を無駄なことに費やさない。これだけで、仕事の効率は劇的にアップしていきます。

 ルーティン化する

できる限りマニュアルやフォーマットを作成することで、「考える時間を減らす仕組み」をつくることができ、効率が上がると述べてきました。しかし、仕組みをつくることよりも「時間短縮」が実現できる方法があります。それはルーティン化(習慣化)することです。マニュアルを読まずとも自然と業務を遂行できる。そうなることで、何度もマニュアルに目を通すことで生まれる無駄を削減することができます。「仕組み」をつくり、反復し「習慣化」する。日々のサイクルに業務を取り込むことで、脳へのストレスが緩和され、効率化につながっていきます。

 時間で区切りをつける

仕事に集中しだすと、何時間もデスクから離れず、気が付いたらものすごい時間が経過していたなんて経験はないでしょうか。「情報」「データ」が重要になっている昨今のビジネスにおいて、情報を収集し、まとめるだけでもかなりの時間を必要とします。無限の情報が存在する中、「業務」で区切りをつけようとすると、どうしても業務量は増えてしまいます。大切なのは、「時間」で区切ること。「情報収集は1時間」「企画書にまとめるのは1時間」というように「時間を設定」することで、効率よく作業を遂行できるようになります。

 業務を見える化する

よく「スケジュール管理は時間の無駄だ」と言う人がいます。でも、優れた経営者はみな、優れたスケジュール管理能力を持っています。記憶に頼るのではなく、実際に見える形で「やるべきこと」を認識(見える化)することで、優先順位がつけやすくなり、スピーディに仕事に着手することができます。管理するのは、手帳でも、スマホでも何でも構いません。大切なのは常に確認できるものであることと、情報を一本化すること。複数でスケジュールを管理すると、逆に効率は落ちてしまう可能性があるので注意が必要です。

まとめ

今回は、仕事効率化のための思考法を4つご紹介しました。この思考法を意識するだけで、さまざまな「効率化」に応用することができるはずです。仕事の効率化は、一朝一夕で出来るものではありません。まず考え方を変えること。そして個人の能力に依存するのではなく「仕組み」をつくること。それが、とても大切なことです。ぜひ、日頃の業務を一度振り返り、最大限のパフォーマンスを発揮できるような環境をつくっていってほしいと思います。