エキスパートオフィス(EXPERT OFFICE)

短期利用にも便利!レンタルオフィスの活用術


これまでの賃貸オフィスといえば、年単位で長期利用するケースが一般的でしたが、働き方改革の進行を受け、現在では気軽に短期利用できるレンタルオフィスやシェアオフィスなどが増えてきました。個人事業主(フリーランス)の方や、スタートアップ企業の方にとって、事業をはじめて間もない内から、大規模なオフィススペースを契約することは、大きなリスクにつながります。そのため、それぞれの事業特性やスタートアップコストにあったオフィスを選択することは非常に重要です。また、他にも様々なシチュエーションで、レンタルオフィスを短期利用する機会が増えてきています。そこで今回は、レンタルオフィスの短期利用について、注意点や活用術をまとめてみました。

レンタルオフィスでも短期利用できるの?

オフィスの短期利用と聞くと、シェアハウスやコワーキングスペースなどの共有型のオフィススペースをまず検討するかと思います。ですが、セキュリティ面や利用時間の制限などの問題で、なかなか事業内容に適したオフィスを見つけられないという方もいるでしょう。また、一般的な貸事務所を検討した場合も、1年以上、2年以上などといった長期の賃貸契約であったり、気軽にオフィススペースの広さを調整できなかったりと、フレキシブルな対応ができないこともあります。そういった方にとって、レンタルオフィスは最適なオフィス環境と言えます。占有スペースを確保できるのでセキュリティ面も安心ですし、短期での契約や気軽に途中解約できるレンタルオフィスも増えてきています。よりフレキシブルに、高品質なオフィス環境を得たい方は、ぜひレンタルオフィスを検討してみましょう。

レンタルオフィス短期利用のメリット

では、レンタルオフィスの短期利用について、どんなケースの利用が適しているのか、どんなメリットがあるかをみていきましょう。

・お試し利用に最適
一般的な貸オフィスの場合、契約期間が長期となるので、お試しで利用するにはリスクがとても大きくなります。まだ事業が安定していない場合、どんなオフィス環境が適性かどうかは、事業を運営してみないと分かりません。メインクライアントへの交通が不便だったり、作業スペースが手狭になったり、外出が多くオフィス自体の利用が少ないなど、様々な問題が発生する可能性があります。そんな時でも、短期利用可能なレンタルオフィスであれば、すぐに解約ができ、事業フェーズに合わせた最適なオフィスへ移動ができます。どんなオフィスが適性か分からない場合には、お試しでレンタルオフィスを利用するのも、リスク管理のひとつでしょう。

・小規模事業やスタートアップに最適
先述の通り、事業の展望が定かでない小規模事業者やスタートアップ企業にとって、事業フェーズによってオフィスを選択できるレンタルオフィスの短期利用は大きなメリットとなります。同時に、イニシャルコスト(初期費用)の削減につながるという点も大きな魅力のひとつです。レンタルオフィスでは、デスク、イス、コピー機、電話などの事業に必要な設備が事前に揃っている事が多く、スタート時のコストを大幅に減らすことができます。また、一般的な貸オフィスの場合、敷金や礼金が必要な場合も多くあります。敷金だけでもかなりのイニシャルコストとなりますし、退去時にも現状回復費用を請求されるケースもあります。レンタルオフィスにすることで、そういったイニシャルコストを事業に回すことができるのは、スタートアップ時にはとても大きな助けとなるでしょう。

・短期セミナーや短期プロジェクトに最適
短期でセミナーを開きたい方や、短期プロジェクト用のオフィスを用意したい方ににとってもレンタルオフィスは非常に便利なスペースです。人数や期間に応じてフレキシブルにスペースを選択できるので、様々なシチュエーションに対応することができるでしょう。例えば、新卒採用での面接スペースとしての利用、期間限定のセミナー会場としての利用、複数の企業を交えてのプロジェクトでの利用、災害や感染症流行などの緊急時でのサテライトオフィスとしての利用など、今後も短期でオフィスを利用する機会は増えていくと予測されます。レンタルオフィスは利用開始までのスピードも早いので、短期利用に優れたオフィススペースと言えるでしょう。

短期利用の際の注意事項

レンタルオフィスの短期利用を行う際の注意事項がいくつかあります。レンタルオフィスの短期利用を検討している方は、きちんとチェックしていきましょう。

・利用期間や契約内容をチェック
レンタルオフィスは短期利用できるオフィスと、1年以上など利用期間に縛りがあるオフィスがあります。オフィスによって利用期間の制限はばらつきがあるので、契約時にしっかり確認するようにしましょう。また、オフィスによっては、途中解約ができるケースもあります。途中解約を前提として契約を行えば、短期利用もできるので、契約時に相談してみましょう。その際は、途中解約金が必要かどうかも合わせて確認するようにしましょう。

・必要な設備が整っているかチェック
オフィスを短期利用する際には、出来る限り備品購入などの初期費用をかけないことが重要です。備品の購入はオフィスの大きさや機能によって今後使用できなくなる恐れがあり、コストの増大につながりやすい部分です。また、短期利用の場合、事業やプロジェクトの推進スピードが非常に重要となります。その際、設備を整えるのに時間を使うのは非効率的です。その事業で最低限必要な設備・環境が十分揃っているか、しっかり確認した上でレンタルオフィスの契約を進めていきましょう。

エキスパートオフィスでは短期利用も可能

・最短2ヶ月での解約が可能
エキスパートオフィスでは、1年契約を基本としていますが、2ヶ月後の末日で途中解約が可能となります。つまり、最短2ヶ月から利用ができ、途中で解約を行いたい場合も、解約したい月の2ヶ月前に申請を出せば途中解約が可能です。事前に短期間でのご利用予定の場合は、ご相談ください。

・人数に応じてオフィス拡張も可能
エキスパートオフィスでは、部屋の大きさや形状、窓の有無等含め、さまざまなタイプのお部屋をご用意しています。また、必要に応じて壁を取り除き、2部屋を1部屋のスペースとして利用することも可能です。最初は一人用のスペースを利用し、その後事業のフェーズに合わせた広さへの移動も可能となっています。

・スピード入居が可能
短期ご利用をご検討されている方の中には、スピード感ある入居をご希望される方もいらっしゃるかと思います。エキスパートオフィスでは、内覧からご契約までのステップが簡潔で、スピード入居することも可能です。入居後すぐ高速インターネット回線・LAN・Wi-Fi・IP電話を使用することができ、共有部の複合機・シュレッダー・裁断機などオフィスに必要な設備・備品も即日利用可能です。スピーディなオフィス利用を求めている方は、ぜひ一度ご相談ください。

まとめ

今回は、短期利用でのレンタルオフィスの活用法についてご紹介してきました。短期間でのレンタルオフィス利用を検討されている方は、まずそのオフィスが短期利用が可能かどうか契約内容を確認するようにしましょう。また、レンタルオフィスの短期利用時のメリットを理解した上で、あなたの事業に合ったオフィスの活用を考えていくといいでしょう。エキスパートオフィスでは、最短2ヶ月から短期のご利用も可能です。興味のある方は、ぜひご相談ください。

2020.09.15
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