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仕事の効率を上げる!先延ばしを改善する方法

何事も先延ばしにしていいことはありません。それは分かっているのに、どうしても物事を先延ばしにして、仕事の効率を悪くしてしまうという悩みを抱えている人も多いと思います。物事を先延ばしにする人にはある共通する特徴があります。その特徴を理解して、排除するような方法を身につければ、自然と先延ばしの癖は解消されていくはずです。今回はそんな先延ばしを改善する方法についてご紹介していきます。

スケジュールを紙に書き出す

物事を先伸ばしにしてしまう人はスケジュール管理(タイムマネジメント)が苦手な方が多いです。今やるべきことを後回しにして、やらなくていいことを先にやったりして、結果時間が無くなってしまう。そんな経験はありませんか。そんな方は、スケジュールを紙に書き出して客観的に時間配分を意識できるようにしましょう。物事の優先順位をつけ、時間を区切ることで、効率は格段に向上します。また、しっかり紙に書くことでタスクの整理にもつながり、やり残しを防止する効果もあります。作業を始める前に、スケジュールを決める。まずはこれを徹底することからはじめてみましょう。

先のことを考える

物事を先伸ばしにしてしまう人は「今のこと」を中心に考える傾向があります。今やる気が出ない。今は忙しい。など、今の気持ちや状況を優先してしまい、「未来のこと」を考えず、結果的に先延ばしにして困ってしまうという事態に陥ってしまいます。物事を考えるときは「未来から逆算して考える」習慣を付けるようにしましょう。「今やっておけば、後で楽になる」「今やることで、後工程の効率がよくなる」など、未来の良いイメージを持つことで、今のモチベーションを引き出すことができます。物事を後回しにして良いことはほぼありません。「今やることは、今実行する」それが一番あなたのためになることを知ることが大切なのです。

自分の気持ちを整理する

先延ばしにするという行為は、心理学的に言えば「感情的な反応」に分類されます。理性的に今やるべきことがあったとしても、「自分に本当にできるのか」「時間通りに終わらせることができるのか」というような不安や焦りなどの感情が、先延ばしの要因となることが多いのです。その状態に陥った場合は、すこし冷静な気持ちになり、一度自分の気持ちを整理してみましょう。先延ばしにしたい原因は何かを考え、その原因を見つけたら、そのネガティブな感情を排除するためのポジティブな感情を考えていきましょう。「時間通りにできるか不安」であれば「時間通りにできたら自分はすごい」という感情にシフトする。とにかく負の感情を排除して先延ばしにする理由を自分の中になくすことが肝心です。これが上手くできるようになると、作業の効率もどんどん向上していくはずです。

まとめ

今回は、先延ばしを改善して、仕事の効率化を進める方法についてご紹介してきました。他にも先延ばしを改善する方法としては「小さな目標をつくる」「自分にご褒美を設定する」など様々な方法があります。ぜひ色々な方法を試しながら、自分に合った方法を見つけ、作業の効率化を実現していってほしいと思います。

2019.02.12
コラム

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