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プレゼンの基礎を学ぶ!プレゼン資料作成法

ビジネスの場面で多くの人が経験するプレゼン。あなたはプレゼン資料を作成するときに、すぐにPowerPointなどのプレゼンテーションソフトを開いて作業をしてはいませんか?何もまとまっていない状態で資料作りに入ってしまうと、大幅に時間を消費してしまうことも多く注意が必要です。資料作成の基本は、構想が8割、作業が2割と言われています。そこで今回は、効率良くプレゼン資料をつくるための方法をご紹介していきます。

まずは手書きで情報を整理する

プレゼン資料をまとめる最初のステップは、情報を整理して、プレゼンのストーリーをつくっていくことです。まずは伝えたい情報・キーワードを洗い出し、重要な要素を抽出する作業から。その後、収集した要素を表やグラフなどを使い、どのように表現するかを考えながら全体の流れを決めていきます。この際、修正がたくさん発生するので手書きで行うほうが効率が良くなります。プレゼン資料は「1スライドで1分」がおおよその目安。時間配分も考慮に入れてスライド数も決めていくといいでしょう。

資料より優先すべきはスピーチ原稿

構想が決まったら、次はスピーチ原稿の作成を行います。プレゼン資料とは、あくまでプレゼン(スピーチ)を補助する道具にすぎません。プレゼンの良し悪しはスピーチで決まると言ってもいいでしょう。特にプレゼンに慣れていない人は、綿密にスピーチの構想を練っておくことが大切です。ちなみにこのスピーチ原稿づくりは、一言一句書く必要はありません。どうせ本番では原稿を読むことはできません。スピーチの流れ、要点などをメモ書きし、スピーチしている自分をイメージしながら必要だと思うことをまとめていきましょう。

最後にプレゼン資料をつくる

構想とスピーチ原稿ができてはじめて資料づくりに入ります。もう内容は決まっているので、あとは「どれだけ分かりやすく伝えられるか」を考えて資料作りを行うといいでしょう。できるだけ視覚的に分かりやすい「図」「グラフ」「写真」「映像」などを盛り込むのがポイントです。とにかく大切なのは、ひとつのスライドに情報を載せすぎないこと。「ワンスライドにワンメッセージ」という考え方を基本として、シンプルに伝えることが重要です。さらに上級者であれば「期待感を煽る」ことを考えていくといいでしょう。見た目で興味を引きながらも、資料を見ただけでは内容が分からない。そんなプレゼン資料は、自然と聞く人をプレゼンに集中させてくれます。その点に注意して、プレゼン資料をより魅力的なものに変えていきましょう。

まとめ

今回は、効率の良いプレゼン資料の作成法についてご紹介してきました。まずはプレゼン資料の作成には順序があること。そして魅力的なプレゼンをするためには、資料づくりの際に注意することがあること。それらをしっかり理解した上で、良いプレゼン資料をつくっていってほしいと思います。

2018.09.14
コラム

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