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効率的で面白い!会議の進め方を考える

ビジネスパーソンなら避けては通れないのが「会議」。ビジネスを進めていく上で非常に重要な討論・意思決定の場ですが、近年は会議の質に関する議論がたくさんなされています。多すぎる会議、時間がかかりすぎる会議が業務を圧迫している。そんな問題は、会議の進め方(形式)に問題があります。今回は、様々な工夫を凝らして効率的かつ発想力を高めるユニークな会議の進め方をご紹介していきます。

タイマーをプロジェクターで映し出す

みなさんご存知の米Googleが実施している会議の進行法はとてもシンプル。時計(タイマー)をプロジェクターで映し出して会議を行うだけです。会議の時間をストップウォッチで測ることで、会議に参加している方に時間を意識させる効果があります。これによって限られた時間内で議題に集中することができるようになります。この方法を実施した結果、ほとんどの会議で時間延長することがなくなったそうです。「長すぎる会議」で困っている企業はぜひ取り入れてみるといいでしょう。

歩きながらミーティング

ぐるなびが実施しているウォーキングミーティング。皇居周辺に自分で設定した約7kmのコースを70分程度で早歩きしながらミーティングを行うというものです。かなりユニークなミーティング方法ですが、これは実に理にかなった方法です。歩くことで血流が良くなり、頭が冴え、いいアイデアを思いつきやすい状態にすることができます。また、他の第三者に邪魔されないのも大きな利点のひとつ。歩いている間は、その議題に集中できるので、会議の質を高めることができます。

議事録をつくらない会議

日産が実施している「V-up会議」では、議事録をつくりません。どんな会議かというと、まずは数枚の模造紙と付箋を用意します。事前に共有していた会議議題をもとに、参加者は自分の考えてきたアイデアを付箋に書き、模造紙にどんどん貼っていきます。模造紙は、たくさんのアイデアで埋め尽くされます。それを写真に撮って、数十枚の直筆の意見をまとめたものと一緒に関係者全員に共有するというものです。この方法を使うと、会議の時間が一気に短縮されます。また、議事録を書く手間をなくし、各々の参加者の意見を積極的に取り入れることができます。これにより質の高い会議が実現できるのです。

BARスペースで立ち会議

CROOZ で実施している社内会議は、社内に併設されているBARスペースで行われています。このBAR スペースは「海賊が集まる酒場」をイメージしたスタンディングスタイルの開放的な空間です。スタンディングスタイルでのミーティングは、気軽に実施・参加ができ、効率的な会議を進行するのに役立ちます。また、開放的な空間で行うミーティングは、リラックス効果もあり、発想が柔軟になります。参加者が積極的に意見を発しやすくなるので、円滑な議論を行うことができます。最近は、社内に開放的なミーティングスペースやBARスペースを取り入れている企業も多くなってきました。

まとめ

今回は、効率的で面白い会議の進め方についてご紹介してきました。会議時間を短くするだけで業務効率は大きく改善します。また、いい発想を促すような工夫があると、いいビジネスアイデアが生まれていきます。社員規模、事業形態、会社の雰囲気などに合わせて、有意義な時間を過ごせる会議の仕組みを整えていくといいでしょう。

2018.05.31
コラム

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