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ビジネスに役立つ「メモ」のとり方

ビジネスの現場で大切なメモ。商談や会議などを忙しく重ねるビジネスパーソンにとって、メモによって記録を残しておくことはとても重要です。しかし、書いたメモを振り返ってみると、内容が全然思い出せないという経験をお持ちの方も多いかと思います。そこで今回は上手なメモのとり方についてご紹介してきます。

5W1Hを押さえる

メモの基本は、「誰が、何を、いつ、どこで、なぜ、どのように」という5W1Hを押さえることが基本です。こんなことはみんな知っていると思いがちですが、意外とできていない方が多いのが現状です。最低限この要点を押さえることができれば、あとは連鎖的に記憶をたどることができます。今一度基本に立ち返って、「5W1H」を意識してメモをしてみましょう。

固有名詞や係数に気をつける

メモを取る際、特に「固有名詞(人名、地名など)」や「係数(日付、時間、数量など)」は、正確に記述するよう気をつけましょう。記憶として忘れやすいのがこの2つです。固有名詞は後ほど調べられるように略称ではなく正式名称を聞いておくといいでしょう。係数は忘れると大変なミスに繋がる可能性のある要素です。待ち合わせ日時や商品の発注個数など間違えたら大変なことになるので、日頃から正確にメモをとる習慣づけが大切です。

感情を添える

メモをとっている時は忘れるはずがないと思っているものですが、実際時間がたつと「どうしてメモをとったのか」さえ忘れてしまう場合もあります。そのために、その時の感情やメモをとる理由なども合わせて書いておくと安心です。大切なのは「メモは他人が読むもの」と考えることです。メモをとっている今の自分と将来メモを読む自分は他人だと考えてメモを残すように心がけましょう。

いつでもメモをとる準備を

メモはいつ必要になるか分かりません。なので、いついかなる時でもメモをとれるような準備をしておくことが大切です。一番簡単なのは、いつも身につけているものを活用することです。手帳にすぐメモを書けるようにしておく。スマホにメモアプリをダウンロードしておく。準備をしておけば、だんだんと習慣化していくはずです。また、メモは「さかなの法則」で書くように言われています。さかなの法則とは「さっと、カタカナで、なぐり書き」で書くというもの。メモをとる際は、あくまで相手の話を聞くのが優先。メモはあくまで補助的な行為です。キレイに書く必要はありません。まずはさっと書いておいて、相手の話が終わったあと、改めて簡単に要点を整理するようにするといいでしょう。

まとめ

今回は、ビジネスで役立つメモの取り方についてご紹介しました。基本的なことをしっかりできるのが、ビジネスで活躍できる秘訣です。改めてメモのとり方を確認してメモ上手なビジネスパーソンになってほしいと思います。

2018.04.26
コラム

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