プレゼンにも役立つ。説明上手になる4つの秘訣

「あの人の説明分かりやすい」とついつい説明に聞き入ってしまう。なんて経験が一度や二度あると思います。大事な商談、会議でのプレゼン、営業先での商品説明など、ビジネスを行う上で「説明力」はとても重要です。話し方ひとつで、商談の行方が大きく左右されることも珍しくありません。実際、成功している経営者の講演会に行くと、話の上手さ・面白さに驚かされます。今回は、プレゼン上手・説明上手の方の共通点を探りながら、「プレゼン力」「説明力」を向上させる４つの秘訣をご紹介していきます。

シンプルに伝える

説明が苦手な人によく共通するのは、「話が長い」ということです。長くだらだらと話し続け、結局何が言いたかったのか分からない。時間だけ浪費し、何も伝わらない。これだけは、なんとしても避けなければなりません。販売のプロと言われる人たちの説明には、「アピールポイントを絞りこんで説明する」という共通点があります。相手にとって一番分かりやすい説明とは、簡潔で無駄がないもののことです。「要点をまとめること」「短い言葉で伝えること」まずはこのことを意識して話すように心掛けましょう。要点がしっかり短い言葉で相手に定着してはじめて、ユーモアやたとえ話などが活きてくるということを忘れてはいけません。

結論から話す

「まず一番大切なこと(結論)から、ストレートに話し始めること」。これは、よく言われる方法なので、理解している方も多いと思いますが、意外と実践できてない場合もあるので、一度自分自身を振り返ってみるといいかもしれません。「結論から話す」ことは、聞き手に早く結論が伝わることによって安心させる効果があり、先に結論が分かっているので筋道を立てて説明しやすいという利点があります。また、複数の項目を説明したいときには、その数を先に伝え、場合によっては各項目の要点も先に伝えましょう。聞き手は項目がいくつあるのかを意識しながら説明を聞くため、話の内容を理解しやすくなります。同時に、先に要点を理解させることで、相手とのコミュニケーションも取りやすくなり、会議などでは意見を多く引き出すのに役立ちます。

主観を入れない

説明上手は「客観性」が大事です。主観や感情を込めすぎないように注意が必要です。感情に溢れた熱いスピーチが効果的な場合もありますが、ビジネスの場では偏った意見だと偏見を持たれてしまう可能性が非常に高いです。よくあるのは、「これは簡単だ」「これは面白くない」といった個人的な感想を含めてしまうこと。どんな感想を抱くかは人によって異なるので、説明段階で主観的な意見・感想を入れてしまうと先入観を持たれてしまいます。極力、自分の感情は抑え、もし自分の感情を表現したい場合には、例えば「悲しい」という感想ではなく、「この問題がなぜ私を悲しくさせたのか」を客観的に伝えるようにしましょう。

相手の事を考える

「説明」とは相手に「伝える」ことです。相手に伝わらなければ単なる独り言と同じです。相手のあいづちの打ち方、表情・態度など、しっかり理解しているかを感じ取りながら話を進めていくことが大切です。また、プレゼンの準備時点で相手の事を考える必要があります。相手はどんな説明を求めているのか、どんな結論を求めているのか、データや資料はどのように活用すると効果的なのか、相手の性格や立場などを考えプレゼンを展開していくようにしましょう。そして、「話し上手」は「聞き上手」と言われる通り、相手の意見を引き出すのもまた大切なことです。相手の言いたい本質を見抜き、相手の意見や情報を上手く引き出すことでよりよい議論や商談が展開されていくでしょう。

まとめ

説明上手・プレゼン上手になると商談や会議を優位に進めることができます。これはビジネスの上ではとても大きな武器となります。すこしの工夫や、すこしの意識改革で、プレゼンの技術は大きく改善します。誰かに説明する機会があるときは、常にこの４つの秘訣を意識すると、習慣化していき、意識せずとも上手な説明ができるようになるでしょう。ぜひ心に留めて、実践してみてください。